De secretaresse als regisseur
De informatie in dit artikel is mogelijk verouderd.
Koffie zetten, mapjes klasseren en de telefoon opnemen. Meer hoeft een secretaresse toch niet te doen? Tot zover het cliché. De realiteit leert ons dat een secretaresse vandaag lang niet meer de typemiep van vroeger is. Een goede assistente kan de manager heel wat werk uit handen nemen. Maar dan moet hij haar wel voor vol aanzien.
Niet al te slim, zonder noemenswaardige persoonlijkheid, maar mét gevijlde nagels. Dat is het stereotiepe beeld van de secretaresse die, naarstig typend, haar baas stiekem smachtende blikken toewerpt. Het is duidelijk: de secretaresse kampt al jaren met een slecht imago. Evenementen als secretaressedag en "secretaresse van het jaar" proberen managers ervan te overtuigen dat een assistente meer in haar mars heeft dan koffie zetten en notities uittypen.
Rustpunt
Dat dit wel degelijk het geval is, leert de vacaturebank op deze site ons. Uit jobadvertenties voor secretaresses blijken eigenschappen als meedenken, aanvoelen, genuanceerde communicatievaardigheden, zin voor verantwoordelijkheid en zelfstandig werken, onontbeerlijk. Eva (40), al meer dan 17 jaar directiesecretaresse, vertelt: "Een goede assistente moet stressbestendig zijn. Meer nog: zij moet het rustpunt zijn voor haar baas. Goede communicatie is essentieel. Concreet betekent dit twee keer nadenken voor je iets zegt. Je moet onafhankelijk en pro-actief werken, en bovenal discreet, toegankelijk en betrouwbaar zijn. Niet enkel ten aanzien van je baas, maar ook tegenover je collega's."
Binnen het bedrijf is een manager een van de werknemers met de meeste macht. Maar zo'n machthebber staat zelf ook onder invloed van anderen. Niet in het minst van z'n secretaresse. Zij bepaalt welke telefoons ze doorschakelt, wie ze laat wachten en wie snel wordt geholpen. Zij beheert de agenda en filtert de post. Eva beaamt dit: "Ik denk inderdaad dat ik -in plaats van mijn baas, maar uit zijn naam- een en ander kan realiseren. Je bent een aanspreekpunt. Dat maakt dat je met heel wat collega's op vertrouwelijke voet staat."
Huwelijk
Een goede secretaresse is met andere woorden de regisseur van een manager. Hij verwacht dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Maar om dat te doen moet zij ook op de hoogte gesteld worden van wat er leeft, moet zij vooruit kunnen kijken en weten waar de gevoelige punten liggen. Eva: "Je moet verantwoordelijkheid durven nemen. Maar in eerste instantie moet je daar wel de kans toe krijgen natuurlijk. Ik heb in dat opzicht een ongelofelijke baas: hij vertrouwt me, geeft met veel vrijheid, alle mogelijk functionele ondersteuning en veel waardering. Dankzij hem hebben begrippen als "wederzijds respect" en "toegevoegde waarden" een extra dimensie gekregen."
Een relatie die gebaseerd is op vertrouwen en respect. Dat lijkt verdacht veel op de formule voor een goed huwelijk. Regelmatige overlegmomenten zijn essentieel. Beide partijen moeten bereid zijn informatie met elkaar te delen. En dat gaat net iets vlotter als het daadwerkelijk klikt. "Klanten of collega's spreken mij vaak aan met m'n baas z'n familienaam. Je kan al gaan denken", lacht Eva. "Op moeilijke momenten, zowel op het werk als privé, is hij mijn steunpilaar. Voor zo'n baas ga je door het vuur. Daar doe je alles voor."
Elke Duprez
http://www.mt.nl/artikel_print.jsp?rubriek=14665&id=181932
