Duizendpoot gevraagd
De informatie in dit artikel is mogelijk verouderd.
Het onthaalbeleid in bedrijven kan beter. Er moet meer geïnvesteerd worden in de infrastructuur van het onthaal én de opleiding van de receptionisten. Dat blijkt uit een studie van Exselsia. An Kegels, receptioniste van het jaar: “Ik zorg voor de eerste indruk die een klant krijgt van ons bedrijf. Dat is erop of eronder.”
Het onderzoek van Exselsia peilt naar alle aspecten van het beroep van receptionist, waaronder profiel, salaris, aanvullende voordelen, jobvereisten, opleiding, tevredenheid en pijnpunten. Enkele resultaten:
- Een ruime meerderheid van de ondervraagde werkgevers en receptionisten is van mening dat het onthaal in bedrijven de laatste jaren evolueerde van een ondergewaardeerde en vooral onderschatte functie tot een strategisch belangrijke activiteit voor de reputatie van het bedrijf.
- Vier op vijf werkgevers en ruim de helft van de receptionisten vinden dat het beroep als volwaardig wordt beschouwd door directie en collega’s.
- De belangrijkste minpunten volgens beide partijen zijn een onverzorgde inrichting, weinig info over het bedrijf, geen kranten, muziek, tv of draadloos internet, en het ontbreken van een vestiaire. Het onthaal beperkt zich nog te vaak tot een ontvangstbalie met enkel zitplaatsen voor bezoekers, luidt het.
“De meerwaarde en het belang van het onthaal als eerste indruk voor bezoekers wordt te vaak onderschat. Het is belangrijk dat bedrijven nadenken over het imago dat ze willen uitstralen en dit vertalen naar de inrichting van hun onthaal,” aldus André Deschamps, business unit manager van Exselsia.
Best of…
Uiteraard bepaalt niet enkel de inrichting van het onthaal het imago van een bedrijf. Ook de receptionist speelt hierin een grote rol. We vroegen aan An Kegels, net verkozen tot receptioniste van het jaar, wat iemand tot een goede onthaalbediende maakt. An (25): “Als receptionist is het heel belangrijk dat je je talen spreekt. Daarnaast moet je de belangen van het bedrijf en de klant met elkaar kunnen verzoenen, een warme uitstraling en een verzorgd uiterlijk hebben en natuurlijk erg klantgericht zijn. Wat nog? Je moet vlot kunnen communiceren en je snel kunnen aanpassen aan wisselende situaties en klanten. En als je dan ook nog wat commercieel ingesteld bent, dan mag je werkgever zich in beide handen wrijven!” <lacht>
Dat zijn een hoop vaardigheden die best wat training kunnen gebruiken. Spijtig genoeg zijn er nog altijd te veel werkgevers die weinig of niet investeren in de opleiding van hun onthaalbedienden. An: “Daar wordt inderdaad te weinig aandacht aan besteed. De meeste receptionisten leren hun functie ‘on the job’. Dat lukt ook, maar toch ben ik ervan overtuigd dat een algemene opleiding over het bedrijf en training in time management en communicatie geen overbodige luxe zijn. Je komt aan het onthaal immers met zoveel verschillende mensen in contact en je hebt zoveel uiteenlopende verantwoordelijkheden! Dat is meteen ook het leuke aan mijn job. Ik verveel me nooit. Een minpunt? Het gebeurt wel eens dat ik van collega’s of klanten niet het respect krijg dat ik verdien. Maar is dat niet zo in elke job?”
Virtuele receptionist
Heeft jouw bedrijf veel bezoekers buiten de klassieke kantooruren? Dankzij Belgische 3D-technologie kan je je klanten voortaan altijd en overal door een receptionist laten ontvangen. Live. Maar van op afstand.
Hoe werkt dit?
De bezoekers worden verwelkomd en begeleid door een echte persoon die in realtime communiceert en reageert. Alleen is die persoon niet live aanwezig, maar krijg je die als bezoeker te zien op een groot 3D-scherm. Behalve bezoekers verwelkomen, kan de virtuele receptionist ook het telefoonverkeer verzorgen, en zelfs deuren openen of bezoekersbadges printen.
Wat zijn de voordelen?
- Bedrijven met veel bezoekers buiten de klassieke kantooruren of met te veel werk voor één maar te weinig werk voor twee receptionisten, kunnen een paar uur per dag een virtuele hulpkracht inschakelen. Ook de bezetting van de receptie tijdens lunchpauzes is hiermee opgelost.
- Klanten met meerdere vestigingen kunnen hun recepties op kalme momenten door één en dezelfde receptioniste op afstand laten bemannen.
- De ‘persoon van vlees en bloed’ kan vanuit om het even welke locatie z’n job uitoefenen.
Meer info: www.mbs.be
Elke Duprez
An is receptioniste bij VF Corporation: www.vfc.com
