Sollicitatiemails in de prullenbak
De informatie in dit artikel is mogelijk verouderd.
Heb je een mailbox? Dan zijn promoties voor penisverlengingen of Viagra je zeker bekend. Om deze rotzooi te weren, gebruiken steeds meer bedrijven een spamfilter. Alleen, volgens de Wall Street Journal verdwijnen hierdoor niet enkel reclamemails in de prullenbak maar ook sollicitaties... Waar kan je als bedrijf of sollicitant op letten?
Een spamfilter is, kort gezegd, een stukje extra software dat je kan installeren op je mailprogramma. De filter oordeelt of de ontvangen e-mails 'spam' zijn (ongevraagde reclame) of niet. Probleem: de zaken waar een filter zich -voor z'n verdict- op baseert, komen soms ook in sollicitatiemails voor. Eigenlijk is dat niet zo vreemd. Tenslotte zijn zowel reclame- als sollicitatieberichten zakelijke teksten die de lezer hartstochtelijk proberen te overtuigen van iets. "Koop Viagra!", "Neem mij aan!"...
Spamfilters heb je in alle geuren en kleuren. Maarten Schenk, projectleider bij Skynet, licht enkele populaire systemen toe:
- Woordenlijsten. Deze filter bestempelt alle mails waarin
bepaalde woorden voorkomen (zoals 'Viagra') of waarin dezelfde
tekens vaak terugkomen (dollartekens, uitroeptekens,…)
als spam.
- Statistiek. Op basis van een aantal gewone mails en
reclamemails, wordt een lijst opgesteld met woorden, waarvan
de kans het grootst is dat ze in spam voorkomen. De filter checkt
vervolgens de ontvangen mails en telt hoeveel woorden uit de
lijst ze bevatten. Zo berekent de filter een spamscore en oordeelt
of het om troep gaat.
- Vertrouwde afzenders. Deze filter catalogeert alle
berichten die niet van een 'bekend' adres komen, als spam. Soms
krijg je als 'onbekende' afzender wel de kans om je eerst 'vertrouwd'
te maken. Dit kan je bijvoorbeeld doen door een bekendmakingsformulier
in te vullen.
Al deze filters hebben schoonheidsfoutjes. Maarten: "De woordenlijstfilter zal bijvoorbeeld het woord 'V!agra' missen. Ontwerpers van spam maken er een hobby van om deze filter op het verkeerde been te zetten. Door woorden op te splitsen, 'onschuldige' woorden toe te voegen,... De statistiekfilter heeft soms problemen met mails in vreemde talen. En bij de afzenderfilter loopt het fout als je als onbekende afzender niet weet hoe je een bekendmakingsformulier moet invullen."
Vijf gouden tips
En tóch zijn spamfilters nuttig. Eric Immegeers, projectleider IT voor de VDAB: "De VDAB gebruikt er geen en als ik zie hoeveel junkmail ik elke dag ontvang… Ik wil wel deze tip geven aan bedrijven die een filter installeren: je stelt de filters best zodanig in dat ze de spam niet verwijderen, maar in een aparte folder plaatsen. Op die manier blijft je mailbox netjes maar loop je niet het risico om 'goede' mails kwijt te spelen. Natuurlijk moet je dan wel de discipline hebben om je spamfolder regelmatig te bekijken..."
En wat kan je als sollicitant doen om de filters van bedrijven te omzeilen? Maarten:
- Overdrijf niet met uitroeptekens, kleur en afbeeldingen. Sommige filters beschouwen een mail met 2 uitroeptekens al als spam!
- Gebruik alledaagse taal zoals die ook in gewone e-mails voorkomt en vermijd overdreven zakelijke woorden.
- Gebruik een 'degelijk' e-mailadres om sollicitaties te versturen. Daarmee bedoel ik een adres dat je bijvoorbeeld krijgt als je betalend abonnee bent bij een bekende provider zoals Skynet of Telenet. Aanbieders van spam misbruiken gratis e-maildiensten als Hotmail en Yahoo om hun berichten te versturen en daarom houden filters soms rekening met de oorsprong van het e-mailadres.
- Eventueel kan je je sollicitatiemail testen door een paar gratis e-mailadressen aan te maken bij diensten zoals Hotmail en Yahoo. Zij bieden gratis filters aan. Je kan je bericht dan langs die weg naar jezelf sturen.
Barbara Peirs
