Kafka en co
De informatie in dit artikel is mogelijk verouderd.
Heb je wel eens uren vruchteloos doorgebracht in de wachtkamers van griffie of stadhuis? Ben je ooit van het ene loket naar het andere gestuurd zonder ook maar een stap verder te komen in de ambtelijke mallemolen? Dan kan je je wellicht iets voorstellen bij de term bureaucratie. Hoe ga je ermee om, en heeft het ook positieve kanten?
Weinig schrijvers zijn zo beroemd dat hun naam is verbogen tot een bijvoeglijk naamwoord. Helemaal als de betekenis ervan ook zonder kennis van hun werk duidelijk is. Franz Kafka is er een van. De term ‘kafkaiaans ’ roept meteen de sfeer op van grauwe overheidsgebouwen, bevolkt door bureauchefs en klerken die er een zeker behagen in scheppen hun cliënten met ondoorzichtige formaliteiten aan het lijntje te houden. Dichter bij huis beschrijft Amélie Nothomb in haar roman "Met angst en beven" hoe ze als jonge westerse vrouw in een grote Japanse onderneming vermorzeld wordt door de starre bureaucratie. Ze eindigt er als toiletdame.
Bureaucratie. Een term die iedereen kent, maar waar staat hij eigenlijk voor? Bureaucratie is een systeem van regels en procedures die een gelijke behandeling en rechtszekerheid waarborgen. Die regels hebben één doel: het bedrijf efficiënt organiseren. De taakverdeling is helder, de structuur doorzichtig. In theorie, althans. In praktijk sneeuwen de voordelen wel eens onder. Bureaucratie leidt dan tot een logge, kille en onvrije organisatie. Iedereen weet waarover het gaat: niet naar binnen zonder badge, de ict-afdeling niet bellen met een computerprobleem maar mailen met de helpdesk, niets beslissen zonder schriftelijke toestemming...
Conflicten en passiviteit
Veel bedrijven hanteren maar één remedie voor slecht werkende regels: nog meer regels. Freddy: “In theorie zou bureaucratie haast synoniem moeten zijn voor een efficiënte werking: een duidelijk, vastomlijnd protocol, gesteund op voorschriften en regels die ook alleen maar dienen tòt die efficiënte werking... Maar het gevaar bestaat er vaak in dat dat protocol na verloop van tijd een eigen leven gaat leiden, terwijl er ondertussen wel een heleboel is veranderd.” Bureaucratie leidt dan tot conflicten en passiviteit. Een flinke scheut regelzucht kan zelfs een geolied team in de vernieling draaien.
“In het bedrijf waar ik werk heb ik er veel last van”, vertelt Freddy. “Zodanig veel, dat het me de zin om te werken zelfs ontneemt, terwijl de uitdagingen an sich legio zijn. De goesting om een opdracht af te werken wordt mij gewoon ontnomen door een waslijst aan tijdrovende voorschriften en belachelijke regeltjes. 'Simplify the business' is hier sinds enkele jaren het motto. Maar ik zie alleen maar een omgekeerde beweging. Soms kost een bepaalde opdracht veel meer aan louter administratie dan de productie zelf, terwijl dat vroeger niet zo was. De toenemende klachten van klanten liegen er niet om. Ik omzeil de regels dus vaak.”
Slagen of falen
De Eindhovense professor Arjan van Weele relativeert een en ander. Volgens hem is bureaucratie niet verantwoordelijk voor het slagen of falen van een bedrijf: “Ik ken firma’s waarvan het management nauwelijks een richtlijn of procedure volgt. Maar de bazen worden er op handen gedragen omdat zij zich voor 500 procent inzetten. Het is hun passie die motiveert. Daarnaast ken ik ook bedrijven waar alles prima geregeld is, maar waar geen bezieling in zit. De mensen verpieteren er. Als een bedrijf een ziel heeft, maakt het niet uit of alles volgens het boekje verloopt.”
Elke Duprez
http://www.mt.nl/artikel_print.jsp?art=106005
http://inhoud.monster.be/2077_nl-BE_pf.asp
