Collectieve schrijfkramp
De informatie in dit artikel is mogelijk verouderd.
Van een e-mail tot een rapport, van een memo tot een brief, van een sms'je tot een nota, vrijwel voortdurend doen we een beroep op ons schriftelijk taalvermogen. Nu ja, "vermogen". Blijkt dat het bedrijfsleven lijdt aan een collectieve schrijfkramp. We gingen te rade bij enkele experts. Resultaat: veelvoorkomende fouten en tips.
Een op de drie Amerikaanse werknemers kan niet behoorlijk schrijven. Dat alarmerende nieuws meldde de New York Times enkele weken geleden. De kop luidde: "What corporate America cannot build: a sentence". De ervaring leert ons dat het in België niet anders is. We hebben allemaal al -meer dan ons lief is- te maken gehad met saaie rapporten, onduidelijke offertes, onpersoonlijke brieven en foutief taalgebruik.
Steeds meer bedrijven zijn zich bewust van het belang van heldere taal en het gebrek eraan op de werkvloer. Vandaar de toenemende vraag naar schrijfopleidingen.
Wat loopt er fout?
De verschillende schrijverstypes.
- Met stip op een: de moeilijke schrijver, ook wel "academische schrijver" genoemd. Zijn enige zorg lijkt te zijn of het technisch allemaal klopt en of hij er geen juridische problemen mee kan krijgen. Dat de lezer er niks van begrijpt; daar staat hij nauwelijks bij stil.
- De barokke schrijver gebruikt dan weer veel te wollig taalgebruik. Een heleboel onnodige opsmuk (bijvoeglijke naamwoorden, omkadering, …) zorgt er soms voor dat hij in zijn tekst ongewenste connotaties of gevoelens meegeeft.
- De intelligentie van iemand is omgekeerd evenredig aan de lengte van zijn zinnen, hoor je wel eens. De langschrijver denkt dat -zolang hij maar veel pagina's produceert- het wel snor zit. Niet dus.
- De clichéschrijver bezondigt zich dan weer aan standaarduitdrukkingen en clichézinnen. (vb. "In reactie op uw schrijven…"). Daardoor lijkt het alsof hij wil verhullen dat hij geen verstand heeft van het onderwerp.
Hoe moet het dan wel?
- Lezers houden niet van rommelige, doorlopende teksten waaruit ze zelf de belangrijkste informatie moeten distilleren. Dé basis van een leesbare tekst is een duidelijke structuur. Helder schrijven is helder denken. Of zoals de Utrechtse hoogleraar taalbeheersing Ted Sanders in Onze Taal zegt: "Uit onderzoek blijkt dat de begrijpelijkheid van een tekst sterk samenhangt met de structuur ervan en niet met de spelling." Maar laat dit geen pleidooi zijn voor het maken van spel- en dt-fouten.
- Naast een duidelijke structuur is het erg belangrijk om vanuit de lezer te denken. Stel jezelf daarom volgende vragen: "Welke informatie is belangrijk voor mijn klant?" "Met welke vragen kampt hij?" Heb je daar een antwoord op, dan mag je beginnen te schrijven. Een korte samenvatting maken, helpt.
- Schrijf niet anders dan je praat. Weet je niet goed hoe iets te formuleren? Probeer het uit te leggen aan een collega. Zeg zinnen luidop voordat je ze neerschrijft.
- Herschrijf, herschrijf, herschrijf. De tijd en moeite die je steekt in het formuleren van je zinnen win je terug in de vorm van een tevreden lezer.
Put ten slotte troost uit de volgende, onder professionele schrijvers bekende wijsheid: wat niet met moeite geschreven is, is meestal ook niet de moeite waard om te lezen.
Elke Duprez
