HR-expert Stef werkt bij een bedrijf dat bewust exitgesprekken voert met medewerkers die vertrekken. Hij vertelt: “Wij bieden elke werknemer die ontslag neemt of op pensioen gaat een exitgesprek aan. 

Waarom? Enerzijds voor de constructieve feedback. Een medewerker die vertrekt kan meestal iets vertellen over wat er goed en fout loopt in ons bedrijf. We kunnen daaruit leren en onze werking aanpassen als het nodig is. Anderzijds helpt een exitgesprek om in een goede verstandhouding afscheid te nemen. Verder is het ook een positief signaal naar ons personeel toe. We tonen dat we respectvol omgaan met mensen en dat we openstaan voor kritiek.”

Zo haal je er alles uit

Een exitgesprek heeft enkel zin als je het goed aanpakt. Probeer als HR-expert zelf het gesprek te voeren en laat het niet over aan de leidinggevende. Zo heb je meer kans dat je eerlijke en nuttige informatie krijgt. Met onze do’s en don’ts haal je er alles uit:

Voorbereiding

• Plan het gesprek op het juiste moment. De laatste week voor het vertrek is ideaal. De medewerker is dan bijna weg en dat maakt het makkelijker om vrijuit te praten.
• Kies voor een rustige omgeving zonder afleiding. Zorg dat de collega’s of leidinggevende niet in de buurt zijn. Boek bijvoorbeeld een lokaal op een andere verdieping. Zo creëer je een vertrouwelijke omgeving en worden er sneller dingen ‘off the record’ gezegd.
• Nodig de medewerker op vrijwillige basis uit. Maak er geen verplichting van want dan heeft het gesprek geen zin. Probeer wel te overtuigen. Leg uit wat de bedoeling is van het gesprek en waarom het zo’n belangrijk moment is. Soms helpt een telefoontje. 

Gesprek

• Val niet meteen met de deur in huis. Bied eerst iets aan om te drinken. Vertel hoe het gesprek zal verlopen, wat je met de feedback zal doen en stel de medewerker gerust. Zeg bijvoorbeeld: “Je moet niet op elke vraag antwoorden.” Of “Geef zeker aan als je wil dat bepaalde informatie binnen deze kamer moet blijven.”
• Stel open vragen. En focus niet enkel op het negatieve, maar ook op het positieve. Enkele vragen die Stef stelt:
  • Hoe kijk je terug op de jaren dat je bij ons werkte?
  • Wat zijn jouw positieve herinneringen? Welke zijn minder positief?
  • Waarom heb je de beslissing genomen om weg te gaan?
  • Wanneer heb je die beslissing genomen?
  • Wat hadden we kunnen doen om jou van mening te doen veranderen?
  • Wat zou er moeten veranderen zodat je collega’s ook niet vertrekken?
  • Is er sprake van grensoverschrijdend gedrag in het team?
  • Waarop moeten we letten als we je vervanger selecteren?
  • Zou je ons bedrijf aanbevelen bij jouw vrienden? Waarom wel/niet?
  • Wil je nog iets vertellen?
• Durf doorvragen als het verhaal onduidelijk of vaag is. “Wat bedoel je daarmee? Bij wie heb je dat gesignaleerd? Wat was het resultaat?” 
• Maak eventueel een tijdlijn. Stef vertelt: “Sommige medewerkers zien zelf niet meer wat er precies fout loopt. Soms helpt het om samen een tijdlijn in te vullen. Zo probeer ik cruciale momenten bloot te leggen. Wanneer had je het laatst een ‘yes-gevoel’, wanneer voelde je je voor het eerst niet meer goed, wanneer ben je uitgevallen door ziekte… Als je die momenten linkt aan de taken of projecten van de medewerker of aan veranderingen in het team, krijg je meer zicht op de beslissing om te vertrekken.”
• Ga niet in discussie. Blijf rustig als jij de dingen anders ziet. Jij moet enkel nuttige informatie verzamelen voor het bedrijf en voor de overblijvende collega’s.
• Probeer de medewerker niet te overhalen om te blijven. Het exitgesprek is niet het juiste moment. Daarvoor is het te laat.
• Rond af in schoonheid. Sluit het exitgesprek positief af. Met een bedankje en gelukwensen voor de toekomst.

Achteraf

• Maak een verslag op. Noteer bondig waarom de medewerker weg gaat. Stef vertelt: “Wij bezorgen dit verslag aan de directieleden. Zij bespreken het met de betrokken leidinggevende. Soms vragen ze ons om bepaalde dingen te verduidelijken.”
• Vul een vragenlijst in. Daarin duid je de vertrekredenen aan van de medewerker. Stef: "We geven scores aan stellingen over de ‘vijf A’s’: arbeidsinhoud, arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en arbeidsorganisatie."
• Grijp in bij kritieke signalen. Stef geeft een voorbeeld: “We kregen een tijdje geleden informatie tijdens een exitgesprek over pestgedrag binnen een team. In samenspraak met de directie lieten we de preventiedienst een psychosociale screening uitvoeren om de problemen in het team bloot te leggen.”
• Volg trends op. Naast de individuele verslagen van vertrekkers is het ook interessant om jaarlijks een globale synthese te maken. Stef vertelt: “Op basis van de vragenlijsten leggen we alle scores samen en bespreken we de goede en minder goede trends op een directieteam. Dit jaar bleek bijvoorbeeld dat mensen met een bepaald profiel bij ons weggingen omwille van het salarispakket. Momenteel zijn we aan het uitzoeken hoe we de arbeidsvoorwaarden voor hen kunnen verbeteren.”