Late Ludo

Frustrerend toch? Je bent stipt op tijd en wacht al 10 minuten op de start van de vergadering. Je tikt zenuwachtig met je pen op de tafel. En plots komt de ‘laatkomer’ binnen met een flauw excuus: “Sorry, ik was nog met iets dringend bezig.” Terwijl je er stiekem het jouwe van denkt, krop je je frustraties op.

Hoe herken je dit type?

Late Ludo haast zich van vergadering naar vergadering en is overal te laat. Hij heeft moeite om de tijd in de gaten te houden, heeft zijn agenda niet onder controle en worstelt met teveel verplichtingen.

Hoe ga je ermee om?

• Begin altijd op het afgesproken tijdstip. Als je wacht tot iedereen er is, beloon je het gedrag van de laatkomer. Bovendien nemen collega’s nemen dit gedrag misschien over.
• Geef geen aandacht aan de collega die te laat binnenkomt. Vat niet samen wat er is gezegd en laat de laatkomer stilletjes plaatsnemen.
• Is het iemand die altijd te laat is? Zeg er dan iets over na de vergadering. Dat kan ook op een ludieke manier: “Je hebt ons weer in spanning laten wachten deze ochtend!”.

Bezige Bie

De vergadering is eindelijk begonnen. Maar je wordt afgeleid door een ‘multitasker’ die de hele tijd mails beantwoordt en met andere dingen bezig is. Terwijl jij braaf meedenkt en oplossingen zoekt, merk je dat de multitasker weinig moeite doet en niets zinnigs bijdraagt aan het overleg.

Hoe herken je dit type?

Bezige Bie denkt dat ze alles tegelijk kan doen. Haar aandacht verspringt constant tussen het overleg en het scherm van haar laptop, tablet of gsm. Ze is fysiek aanwezig, maar inhoudelijk niet bij de les.

Hoe ga je ermee om?

• Maak oogcontact met de multitasker als je aan het woord bent.
• Hou het overleg kort. Zo vermijd je dat ze collega’s te lang van hun werk afhouden.
• Zit de sfeer goed in het team? Dan kan je het ook luchtig aanpakken en een lichte straf afspreken voor wie zich laat afleiden tijdens het overleg. Bijvoorbeeld doneer 1 euro in de spaarpot, maak 1 dag de afwasmachine leeg, haal koffie…

Dwalende Dirk

Je wil liefst niet te lang vergaderen, maar helaas, er zit een ‘dwaler’ aan tafel. Die blijft maar doorgaan over technische complicaties die niemand begrijpt. Zuchtend kijk je naar de klok en tel je af. Vermoeiend, zo’n vergadering.

Hoe herken je dit type?

Dwalende Dirk wijkt snel af van het onderwerp of overlaadt de groep met details. Hij kan zijn mond niet houden en komt niet ‘to the point’. 

Hoe ga je ermee om?

• Probeer in te haken op wat de dwaler zegt en neem het gesprek over: ”Dat is een goed punt, maar we blijven best bij de kern. Heeft iemand anders nog iets te zeggen?”.
• Schrijf op een flipchart ‘parking’ en noteer onderwerpen die ter sprake komen en afwijken van de agenda. Overloop deze onderwerpen op het einde en beslis of er nog iets mee moet gebeuren.
• Zit je met een echt probleemgeval? Spreek dan duidelijke vergaderregels af en geef bijvoorbeeld iedereen een aantal minuten spreektijd per agendapunt.

Dominante Dave

Je wil graag iets zeggen tijdens de vergadering, maar je krijgt de kans niet. Want je wordt overklast door een ‘dominante deelnemer’. Die wil graag punten scoren en haalt alles uit de kast. Voordat je het beseft, word je gedegradeerd tot toeschouwer. Je voelt je overdonderd.

Hoe herken je dit type?

Dominante Dave kan het goed uitleggen en gebruikt lichaamstaal om zijn mening kracht bij te zetten. Hij onderbreekt iedereen, domineert de vergadering en verhindert dat nieuwe ideeën aan bod komen. Hij wil vooral gelijk krijgen.

Hoe ga je ermee om?

• Zeg duidelijk dat je het niet eens bent. Zeg dit op een rustige manier zonder boos te worden. Bijvoorbeeld: “Ik ben het er niet mee eens dat dit het beste alternatief is”.
• Probeer ertussen te komen en vraag wie nog andere ideeën heeft. 
• Net zoals bij de dwaler kan je ook bij dit vergadertype afspreken dat iedereen spreektijd krijgt per agendapunt.

Zure Zoé

Je werkt tijdens de meeting goed mee en geeft oplossingen. Maar dan komt de ‘zuurpruim’ aan het woord: “We hebben het altijd zo gedaan, waarom nu anders doen? Dit gaat nooit werken!” Daar gaat je enthousiasme. Na een tijdje word je moedeloos van alle negativiteit.

Hoe herken je dit type?

Zure Zoë geeft altijd kritiek of commentaar. Ze is cynisch en denkt alleen aan de problemen. Ze is tegen vernieuwing. Niets is goed en niets zal werken.

Hoe ga je ermee om?

• Vraag expliciet naar de positieve elementen van het voorstel of naar mogelijke alternatieven.
• Bereid je op voorhand goed voor op mogelijke kritiek en beantwoord de negatieve houding met feiten en argumenten. 
• Luister goed naar de kritiek van de zuurpruim. Misschien heeft ze op sommige vlakken wel een punt.