Sommige bedrijven steken weinig energie in het onthaal van nieuwe medewerkers. Industrieel ingenieur Stef getuigt: “Ik  zie het nog altijd voor me. Ik zat aan een lege tafel en had niks te doen. Mijn collega’s stonden letterlijk in de rij om me welkom te heten, maar gingen daarna allemaal weer naar hun bureau. Na enkele uren kwam mijn baas pro forma langs en zei schaapachtig dat ik ‘mijn tijd moest nemen om me aan te passen.’ ’s Middags kreeg ik weer even hoop: mijn collega’s namen me mee uit lunchen en de sfeer was aangenaam. Maar toen we terug op het werk waren, kroop iedereen weer achter z’n pc en werd ik opnieuw genegeerd.”

Een muurbloempje

Resultaat: Stef voelde zich totaal niet welkom. Hij voegt eraan toe: “Bovendien verloor ik mijn vertrouwen in het bedrijf. Ik vroeg me af of ik er wel goed aan gedaan had om de nieuwe job aan te nemen. Je kan het vergelijken met een feestje waar je niemand kent. Als de gastheer je hartelijk welkom heet en ervoor zorgt dat je aan de praat geraakt met de aanwezigen, valt het goed mee. Maar als je aan je lot wordt overgelaten, en iedereen onder elkaar ziet praten en lachen, voel je je een muurbloempje en heb je er spijt van dat je gekomen bent.”

Nu, 24 jaar later, is Stef zelf manager. Hij vertelt: “Je raadt het al: ik maak er een punt van om elke nieuwe medewerker een goed gevoel te geven op zijn eerste dag. Bedrijven die niet investeren in een goed onthaal, zijn dom. Als de eerste indruk tegenvalt, krijgt de nieuwkomer een negatief gevoel dat lang kan blijven hangen. Dat is zonde. Het is zo al moeilijk genoeg om medewerkers te motiveren!”

Zes basisregels

Hoe kan je er als werkgever voor zorgen dat kersverse werknemers zich welkom voelen? Deze eenvoudige tips doen wonderen:

• Regel alle infrastructuur ruim op voorhand. Zorg voor een badge die werkt, een telefoon die aangesloten is, een pc met internetaansluiting en de nodige software, een actief e-mailadres, een bureau en kantoorbenodigdheden (agenda, schrijfgerei, nietjesmachine, post-its…). Dit maakt een enorm verschil voor de nieuwkomer.
• Breng de medewerkers op de hoogte dat ze een nieuwe collega krijgen. Leg uit wat z’n job precies inhoudt en hoe hij zich verhoudt tot hen. Anders is de kans groot dat de nieuwkomer op wantrouwen en verwondering stuit.
• Betrek de medewerkers bij het onthaal en leg uit wat je concreet van hen verwacht. Bijvoorbeeld dat ze hun nieuwe collega helpen als hij vragen heeft. En dat ze hem ’s middags meenemen om te gaan lunchen. Niks zo eenzaam als alleen met de brooddoos achterblijven terwijl iedereen weg is.
• Duid één medewerker aan die het aanspreekpunt wordt van de nieuwe kracht. Hij maakt zich de hele dag vrij om de nieuwkomer door zijn eerste werkdag te loodsen en neemt hem de dagen en weken erna onder zijn hoede. Kies iemand die goed kan luisteren en coachen, en die vaak aanwezig is. Stef: “Mijn begeleider was altijd op zakenreis. Zelfs op mijn eerste dag was hij er niet.”
• Voorzie een rondleiding in het bedrijf. Bij de boekhouding, personeelsdienst, ICT-afdeling… Breng de verantwoordelijke van elke afdeling op voorhand op de hoogte en vraag hem om de info klaar te houden die belangrijk is voor de nieuwkomer.
• Ga over tot actie. Geef de nieuwkomer meteen een eerste opdracht, nodig hem uit voor belangrijke vergaderingen, plan ontmoetingen met alle sleutelfiguren die belangrijk zijn voor zijn job en doe je opleidingsplan uit de doeken.