Lees je meteen elke mail die je ziet binnenkomen? Onderbreek je je werk om e-mails te beantwoorden? Voel je je productief als je het ene na het andere mailtje kan afvinken? Dan is het hoog tijd om het anders aan te pakken.
1. Zet je meldingen uit
Ongelezen mails zijn voor veel mensen een bron van stress. Ze zorgen voor een knagend gevoel dat pas weggaat als de inbox weer is bijgewerkt.
Om niet de hele dag bezig te zijn met je mails, is het beter om je meldingen uit te zetten.
Zo zie je geen pop-up of hoor je geen notificatie als er een nieuwe mail binnenkomt. Want je nieuwsgierigheid haalt het ongetwijfeld van je wil om verder te werken aan een taak.
2. Maak tijd in je agenda voor je mails
Check je mailbox op een paar vaste tijdstippen per dag.
Je beantwoordt dan direct al je berichten na elkaar en verliest geen tijd terwijl je met ander werk bezig bent.
3. Stel een automatisch antwoord in
Tenzij je bij een klantendienst werkt, hoef je een mail niet onmiddellijk te beantwoorden.
Je kan een automatisch antwoord instellen dat je je mails bijvoorbeeld maar 2 keer per dag leest. Wie een dringende vraag heeft, kan jou bellen.
Zo weten je klanten of collega’s wanneer ze een antwoord kunnen verwachten.
4. Lees een mail maar 1 keer
Veel mensen gebruiken hun mailbox als een to-do-lijstje, en zetten de mails die ze nog moeten behandelen op ongelezen.
Zo blijf je bezig met je mailbox en zie je nieuw mailverkeer binnenkomen.
Je maakt beter een echte to-do-lijst met taken die je volgens prioriteit afwerkt zonder je te laten afleiden.
5. Stuur minder mails
Elk mailtje dat je verstuurt, zorgt waarschijnlijk voor een mailtje terug. Is het echt nodig om een mail te versturen of kan je beter eens langsgaan bij je collega?
Vermijd ook lange conversaties via mail met verschillende mensen. Een korte meeting of telefoongesprek bespaart je tijd. Zo hoef je niet alles uit te typen of verschillende mensen hun antwoord te lezen. Het is ook makkelijker om nuances aan te brengen, onduidelijkheden de wereld uit te helpen en aan te voelen hoe de anderen reageren.
Zit je met een belangrijke vraag en heb je zwart op wit bewijs nodig? Stuur dan wel een mail. Hou het bondig, gebruik korte zinnen, zorg voor een duidelijke structuur en zet niet onnodig mensen in cc. Zo verklein je de kans dat je mails terug krijgt met vragen.