10 jobs voor Medewerker Secretariaat gevonden in Mechelen (2800)

Dierenartsenpraktijk Artemis in Mechelen is op zoek naar een enthousiaste balie assistent(e) om ons team te versterken.Als moderne praktijk voor gezelschapsdieren, centraal gelegen in Mechelen, werken wij met vier dierenartsen en drie assistenten.

Ontvangen en inschrijven van patiënten.Bijhouden en updaten van tandheelkundige dossiers, inplannen van nieuwe afspraken, afrekenen..

Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen met praktische vragen rond doopsels, huwelijken, eerste communies, vormsels en andere belangrijke momenten in het leven.Je houdt de agenda van alle Mechelse kerken bij en onderhoudt een goed contact met iedereen die actief is in die geloofsgemeenschappen.

Je.geeft adviezen in uiteenlopende materies, gaande van personeels en loonadministratie tot specifieke problemen binnen het sociaal en arbeidsrecht.

Verantwoordelijkheden: Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers bij HR gerelateerde vragen (sociale wetgeving, tijdsregistratie, verlof, enzovoort).Beheren van de HR mailbox en de administratieve processen rondom personeelsdossiers. Beheren van afwezigheden, ziektes en vakantiedagen en deze correct verwerken in het tijdsregistratiesysteem.Beheren van het contractbeheer: opstart, wijzigingen en beëindigingen van arbeidscontracten. Ondersteunen van het payrollproces in samenwerking met een extern sociaal secretariaat.Actief deelnemen aan HR projecten, zoals ziekteverzuimbeheer en HR processenoptimalisatie. Maandelijkse rapportages maken over HR gegevens (zoals ziekteverzuim, verzekeringen).Proactief meedenken over verbeteringen in de HR processen en zorgen voor een efficiënte workflow.

* Als Schade expert ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van diverse schadegevallen binnen jouw expertise.Dit kunnen bijvoorbeeld schades in de bouw , transport of milieusector zijn, maar ook brand en waterschades of arbeidsongevallen.

Je neemt initiatief, staat open voor feedback, en weet een goede impactanalyse te doen op korte en lange termijn van jouw projecten.FunctiebeschrijvingAansturen van donorartsen: Hiërarchisch leidinggeven aan donorartsen.Coachen en opleiden van donorartsen. Bewaken van een evenwichtige taakverdeling en tijdige opvolging.Beheren van zelfstandige collecteartsen: Rekruteren op basis van geografische noden. Opvolgen van dienstverleningsovereenkomsten.Organiseren van opleidingsmomenten. Samen met de donorartsen, evalueren, coachen en bijsturen van collecteartsen.Aansturen van medewerkers medisch secretariaat: Hiërarchisch leidinggeven aan administratieve medewerkers. Ondersteunen van donorartsen bij het functioneel aansturen van administratieve medewerkers.Optimaliseren van de planning van taken. Kwaliteitsmanagementsystemen: Samenwerken met kwaliteitscoördinatoren en procesingenieurs om een accuraat kwaliteitsmanagementsysteem te waarborgen.Opvolgen van afwijkingen en actieplannen. Samen met de donorarts expert , coördineren van de opmaak van donorrichtlijnen en management reviews.Projectbeheer: Overzien en beheren van projecten waarin de dienst betrokken is. Vertegenwoordigen van de entiteit in stuurgroepen van organisatiebrede projecten.Rapporteren over projecten. Beheer van budget en donorselectie: Samen met de directeur CPD beheren van het budget voor de entiteit Medische Donorzaken en donorselectie.

Heb jij zin om je te verdiepen in loonverwerking en loonadministratie?

Is het verwerken van personeelsadministratie een passie voor jou?Lees dan zeker deze vacature verder.

Je zoekt een job in de richting van administratie en secretariaat, maar daarnaast heb je toch ook voldoende commerciële feeling?En je voelt je helemaal thuis in de wereld van cosmetica/pedicure?Dan is dit een vacature voor jou!

Het bedrijf:

een importeur actief in de markten schoonheidsverzorging (schoonheidsinstituten) en pedicure.Geografische markt: Benelux

De Belgische organisatie bestaat uit 20 medewerkers.

Jouw taken:

• Receptie en telefoon
• Orderingave – voornamelijk orders van groothandel/pharma en scholen
• Offertes opmaken : prijs- en assortimentsbepaling in functie van de vraag, dit doe je in samenwerking met collega's van operations
• Klaarzetten en inrichten van de website voor de scholen (mei juni)
• Orderverwerking van de schoolwebsite en schoolorders (vanaf aug)
• (Aan)vragen van pedicuregroothandels behandelen – indien nodig ook in samenwerking met operations
• Nieuwigheden/aanpassingen van pharma artikelen : CNK nr aanvragen en opvolgen, groothandels op de hoogte brengen
• Winkelverkoop en afrekenen
• Te woord staan van klanten en opvolgen van orders

Je werkt voltijds op weekdagen, maar 2 à 3 zondagen per jaar help je ook mee op open deur dagen.

Licenties) voor nieuwe medewerkers of medewerkers die van functie veranderen.sta je in voor alle IT gerelateerde aankopen: offertes opvragen en het opvolgen van bestellingen.