Maar… plots was daar vorig jaar op 12 maart de realiteit-eruptie! Een ware dijkbreuk: 48.000 mensen in ons bedrijf werden in een tsunami van 100% 'Work From Office Only' (WFOO) naar een 'Work From Home' (WFH) geduwd.

De roze wens was geboren. Veel werknemers omarmden de nieuw geborene met alle liefde. De traditionele bazen bleven in hun ivoren toren op hun bureaustoel zitten in een leeg kantoor.

Nu zijn we bijna een jaar verder en lijkt het erop dat ons Japans bedrijf dit scenario nog minstens 6 maanden gaat verderzetten.

Ik stel me wel meer en meer de vraag hoe ik mijn 'trouwe-hond-laptop' als goeie partner kan houden in het land der blinde contacten. Een onderwerp dat heel wat telewerkers de laatste weken via de wifi in de ether sturen.

Dit zijn mijn gouden regels voor opgelegd thuiswerk. Ik heb ze opgelijst in een kader met 5 hoekstukken en ga ermee op de derde golfstroom surfen.

1. Denk aan je eigen welzijn

Ik verander af en toe van werkplaats bij ons thuis, maar let wel op mijn werkhouding.

Eind oktober kreeg ik plots tintelingen in mijn rechterhand en een beginnende tenniselleboog.

De kinesiste wist me direct te vertellen wat de oorzaak was: te veel achter de computer zitten of een verkeerde zithouding.

Ik maak er een punt van dat ik minimum 5 decompressiemomenten in mijn werkdag inlas: 2 in de voormiddag en 3 in de namiddag. Dat is een mix van een uur fietsen of lopen, een koffie maken, een power nap van 15 minuutjes of eens gaan zagen tegen mijn vrouw die ook thuiswerkt.

Ik breek mijn dag op in ochtendwerk, een middagpauze en namiddagwerk. Anders lijken het eindeloze sleurdagen.

2. Hou je aan je werkplan

Heel wat bedrijven adviseren om niet te telewerken tijdens de rode uurtjes: niet voor 9 uur en niet na 18 uur. Er moet ook ruimte zijn voor persoonlijke rode oortjes.

In het begin leek me dat een te strak keurslijf, zeker als je een internationale functie hebt met tijdsverschillen van 8 uur.

Maar nu besef ik dat er toch iets van aan in. Als je niet consequent bent, beginnen anderen je kalender in te vullen. 

Beheer je werkschema en zorg voor je eigen tijdsbuffer als een leeuwin die haar jongens beschermt.

Ik ken trouwens een Nederlands bedrijf dat meetings weigert die langer dan 50 minuten duren. Iedereen gaat er namelijk vanuit dat een videoconferentie 1 uur moet duren zonder hier echt bij stil te staan. Door efficiënt te vergaderen zijn die 10 minuten 15% efficiëntiewinst.

3. Verzorg je persoonlijke etiquette

Ik ben er zelf te nonchalant in, maar het is zeker aan te bevelen om je werkuniform thuis aan te trekken. 

Het geeft je een gevoel van discipline en helpt je om beter het verschil te zien tussen uit je bed komen en klaar zijn om te werken. 

Heb je een videoconferentie? Zorg dan ook voor een goede belichting, plaats je computer op de juiste hoogte en let op de akoestiek want het oor wil ook wat.  

Wat ik heel belangrijk vind, is dat je je camera opzet. Bepaalde culturen, zoals de Oost-Europese, en bepaalde medewerkers verkiezen een teleconferentie boven een videoconferentie.

Is het verlegenheid of afstandelijkheid? Ik weet het niet maar het plaatst je wel in een vreemd daglicht. Als je deelneemt aan een videoconferentie en je camera afzet, kom je over als een slaaphaas. 

Vergeet niet dat communicatie maar uit 7% gesproken woorden bestaat. 38% uit stemintonatie en de overige 55% uit lichaamstaal.

4. Verzorg je sociale contacten vanop afstand

Werken van thuis uit kan je een eilandgevoel geven. Hetis een aartsmoeilijke opdracht voor nieuwkomers zonder netwerk maar vooral ook voor jonge mensen.

Ben je een ervaren rot in het vak, probeer dan zoveel mogelijk van die kippen zonder kop onder je vleugels te nemen.

'Being inclusive' is deze dagen stukken belangrijker dan 'being exclusive'.

De verleiding is groot. 'Wie niet gezien is, is verloren!' denken veel thuiswerkers.

Mislukte bazen proberen daarom de ene na de andere videoconferentie op te zetten om toch maar te kunnen bewijzen dat zij de haan zijn die bovenop de mesthoop staat.

Voor mij is een meeting van maximum 4 mensen een goede leidraad. Zo lok je participatie uit tijdens de discussie en krijg je er de lichaamstaal als extra dimensie gratis bovenop.

Vergeet ook niet: 'sharing is caring'. Wat moet geweten worden, moet netjes gedeeld worden met de collega's.

Heel wat Japanse collega's blijven overigens naar kantoor komen om te werken omdat er bij thuiswerk geen 'Nemawashi-momenten' zijn. Dit zijn de informele contacten, het konkelfoezen, het roddelen en het delen van opinies en ideeën zonder er ruchtbaarheid aan te geven.

Je kan dit thuis wel wat creëren door een-op-een-gesprekken waarin je informeler bent. Zo krijg je opnieuw frisse moed, ruimte om te ontstressen en het gevoel dat je een wereldburger blijft.

5. Shutting-off en rolluiken naar beneden

Gouden advies om geen burn-out op te lopen: zoals iedere winkel zijn openingsuren heeft, zorg je er best voor dat je eigen thuiswinkel ook op de juiste momenten de deuren dichtgooit.

Mijn conclusie

Thuiswerken is als een huisjesslak die zijn bureaustoel en bed altijd op z'n rug meedraagt. Kom op het juiste moment uit je schulp maar vergeet vooral niet consequent in je schelp terug te kruipen.

Anders ben je een vogel voor de kat als meer ervaren medewerker.