1. Gebruik cc (carbon copy) enkel om te informeren
Als je iemand op de hoogte wil brengen van iets, dan zet je die persoon in cc. In dat geval verwacht je geen actie of reactie van hem.
2. Gebruik cc niet om te dreigen of te imponeren
Regelmatig wordt de cc-balk misbruikt voor andere doeleinden dan louter informeren. Redacteur Veerle onderscheidt in Dertien -het magazine voor het personeel van de Vlaamse overheid- de volgende veel voorkomende, maar te mijden cc’s:
- De dreig-cc: je wil iets gedaan krijgen van een collega. Om de druk op te voeren plaats je je teamleider en afdelingshoofd in cc. Slecht idee. Een beetje zelfverzekerde collega laat zich niet afdreigen.
- De kijk, ik werk-cc: je werkt thuis en zet je baas of collega’s in cc om te bewijzen dat je achter je computer zit en werkt. Dit is nutteloos. Iedereen weet dat veel mailen niet per se gelijk staat aan veel werken.
- De kijk eens hoe belangrijk ik ben-cc: je probeert je collega’s te imponeren door adressen van ‘hooggeplaatsten’ in cc te zetten. Dat is flauw. Het kleinste kind kan een mail sturen met de premier in cc. Dat bewijst niets.
3. Beperk het aantal adressen in cc
Overdrijf niet met het aantal adressen in cc. Want zelfs al moeten de bestemmelingen niet reageren, je vult wel hun mailbox en hun tijd. Want ze moeten het bericht wel lezen.
4. Reageer niet naar iedereen (‘reply to all’) als je antwoordt op een mail met verschillende adressen in cc
Bekijk eerst aandachtig wie er in cc staat, en verwijder de adressen van de mensen voor wie je antwoord waarschijnlijk niet relevant is.
5. Gebruik bcc (blind carbon copy) enkel voor het versturen van grotere mailings
Via bcc kan je e-mails versturen zonder dat de geadresseerden van elkaar weten dat ze de mail ontvingen. Daarom is deze adresbalk handig om grotere mailings te versturen, zoals een nieuwsbrief of promotiemail. Het voordeel is dubbel: je klanten worden niet gestoord door honderden mailadressen die je bericht voorafgaan, en je respecteert hun privacy omdat hun mailadres niet zomaar te grabbel wordt gegooid.
6. Vermijd bcc bij conflicten
Ook de bcc-balk wordt regelmatig misbruikt. Bij conflicten bijvoorbeeld. Om iemand ongemerkt op de hoogte te brengen van bepaalde informatie. Als dat uitkomt, komt dit erg onprofessioneel en heimelijk over.