Kies een goede titel

Beperk de titel van je mail niet tot het ultrakorte “afwezig” of “vakantie”, maar geef iets meer prijs. Zo krijgt de lezer meteen de belangrijkste informatie over je afwezigheid, zonder je bericht te openen. 

Wat staat er in een goede titel? Drie zaken: 

• dat je er niet bent,
• info over de opvolging van je werk en
• de datum waarop je terug bent. Door de datum te vermelden, vermijd je dat de lezer zelf moet uitrekenen op welke dag je weer beschikbaar bent.

 Bijvoorbeeld: "Ik ben er niet tot 1/08. Mijn collega helpt je verder."

Hou het bericht kort

Val de lezer niet lastig met een lange out-of-officetekst, maar kom meteen to the point. Dat doe je zo:

• Zeg dat je er niet bent, en vermeld de datum waarop je terug zal zijn.
• Wordt het bericht gelezen door een collega? Zeg dat dan. Zo’n service mag je best benadrukken! Is er niemand die je mailbox opvolgt? Zeg er dan niets over. Anders wordt de toon onnodig negatief.
• Geef de naam, het mailadres en het telefoonnummer van de collega die je werk opvolgt. Zo kan de lezer zelf contact opnemen als hij dat wenst. De contactgegevens van meerdere collega’s doorgeven, is nog klantvriendelijker. Hierdoor is de kans groter dat de lezer iemand te pakken krijgt.
• Schrijf niet dat de lezer je collega kan contacteren ‘in dringende gevallen’. Dat is niet klantvriendelijk.

Voeg een persoonlijke toets toe

Een out-of-office hoeft niet saai te zijn. Door een persoonlijke toets toe te voegen, leuk je het geheel op. Hoe doe je dat zonder in te boeten aan professionaliteit? Enkele suggesties:

• Geef de reden van je afwezigheid: je hebt vakantie!
• Zeg iets over je vakantiebestemming, maar hou het beknopt. Bijvoorbeeld: “Tot 15/08 geniet ik van de zon en heerlijke pasta’s in Verona.”
• Zeg kort iets over je favoriete bezigheid tijdens de vakantie. Bijvoorbeeld: “Op dit moment lees ik mijn derde zomerthriller.”