Als manager Anne naar een vergadering gaat, komt er bijna altijd iemand te laat. Ze vertelt: “Soms enkele minuten, soms meer dan een kwartier. Weinig respectvol vind ik dat. Er wordt dan wel 'ns lachend gezegd: het academisch kwartier is gepasseerd! Maar niemand doet iets. De inertie en gelatenheid op zo’n moment werken gigantisch op m’n zenuwen.”

Besmettelijk

Een paar minuten later arriveren op een vergadering lijkt voor laatkomers misschien onschuldig, maar heeft wel gevolgen voor zij die moeten wachten. Auteur Sue Shellenbarger lijst ze in The Wall Street Journal op:

• Laatkomers ondermijnen andermans creativiteit. De meeste mensen wachten niet graag. Velen worden er slechtgezind van, voelen zich niet gerespecteerd of zelfs boos. Dat is nefast voor hun concentratie en creativiteit tijdens het overleg dat dan nog moet starten.
• Wie te laat komt creëert een domino-effect. Vaak wordt er gewacht op laatkomers. Daardoor starten vergaderingen niet op tijd, en eindigen ze ook later. Zo verspillen laatkomers niet alleen de tijd van de leden van de meeting waarop ze te laat komen, maar ook van iedereen die een afspraak had met een van hen na het overleg.
• Te laat komen werkt besmettelijk. Komt er altijd wel iemand te laat voor een vergadering, waardoor die steevast later start? Dan beginnen mensen dit in te calculeren: ze komen zelf ook wat later, in de hoop het tijdverlies tot een minimum te beperken. Zo wacht iedereen op den duur op iedereen…

Praktische tips

Op tijd komen is ieders persoonlijke verantwoordelijkheid. Toch zijn er enkel praktische tips waar je rekening mee kan houden als je vaak meetings belegt:

• Hou rekening met de agenda’s van de mensen die je uitnodigt. Mensen hebben tot nader order tijd nodig om van de ene vergadering naar de andere te gaan. Stopt vergadering A voor Els om 11u00? Dan kan ze niet stipt om 11u00 op vergadering B arriveren -tenzij die meeting in dezelfde ruimte doorgaat. Plan je vergadering dus liever om 11u15 of 11u30.
• Kies een goede locatie. Boek je meeting op een locatie die makkelijk te bereiken is, zodat files en andere ongemakken geen impact hebben.
• Vergeet Google Hangout niet. Via dit medium kunnen mensen met elkaar communiceren via video, zonder zich te verplaatsen. Aan een computer, smartphone of tablet met internetverbinding hebben ze genoeg om de vergadering bij te wonen.

Hardleers

Komen er ondanks deze voorzorgen nog steeds mensen te laat? Misschien helpt de aanpak van Anne om het tij te keren. Ze legt uit: “Als ik een vergadering beleg, wacht ik niet op laatkomers. Ik start de bespreking alvast zonder hen. Ze moeten maar inpikken. Resumeren als ze binnenkomen, doe ik niet. Zo dragen ze zelf de gevolgen van hun slecht timemanagement. Is iedereen te laat? Dan wacht ik 10 minuten. Daarna keer ik terug naar mijn kantoor. Werk genoeg.”