Uitnodigingen in je mailbox voor vergaderingen van 2 uur, zonder duidelijke agenda en van mensen die je niet eens kent. Collega’s die graag een half uurtje samen zitten om ‘kort te sluiten’ zonder concreet doel. Zoom-meetings van een uur met 17 mensen waarvan er 10 geen woord zeggen. Vergaderingen die eindeloos uitlopen omdat er mensen zijn die blijven doorbomen over een onderwerp dat voor de rest niet relevant is. Wekelijkse meetings die doorgaan uit gewoonte zonder dat er iets te bespreken valt.
Herkenbare taferelen? Veel bedrijven en organisaties zijn doorgeslagen in hun vergadercultuur. Heel wat mensen slepen zich van vergadering naar vergadering en hebben nog maar weinig tijd over om hun taken af te werken of bij te leren over hun vakgebied.
Dit leidt niet alleen tot een lagere productiviteit, maar ook tot minder werktevredenheid, minder betrokkenheid en meer stress.
Tips in geval van vergaderitis
1) Enkel in uitzonderlijke gevallen
Kan je een kwestie oplossen door kort te mailen, chatten, telefoneren of eens langs te gaan bij een collega? Boek er dan geen vergadering voor in.
2) Nodig alleen uit wie essentieel is
Om niemand te schofferen of gewoon uit luiheid nodigen sommige collega’s standaard hele teams uit voor vergaderingen. Maar moeten al die mensen er echt bij zijn?
Hoe groter de groep, hoe minder deelnemers zich geroepen voelen om iets te zeggen. Hou het aantal genodigden dus zo beperkt mogelijk.
Geef mensen ook de mogelijkheid om enkel een bepaald gedeelte van de vergadering bij te wonen. Zo kunnen ze hun inbreng geven op het moment dat die relevant is. En krijgen ze niet het gevoel dat ze hun tijd aan het verspillen zijn als er andere onderwerpen aan bod komen.
3) Zorg voor een duidelijke agenda
Aan een vergadering koppel je altijd doelen. Giet die op voorhand in duidelijke agendapunten. Zo weet iedereen die is uitgenodigd of de vergadering relevant is.
Bij een langere vergadering werk je best met een timing per agendapunt. Zo kunnen collega’s aansluiten op het uur dat je hun onderwerp bespreekt. Het verplicht je ook om je aan de vooropgestelde timing te houden.
4) Vergader eens staand
In plaats van allemaal rond een tafel te zitten met de laptop voor de neus, is het goed om af en toe staand te vergaderen.
Het voelt informeler aan en stimuleert je om actiever deel te nemen aan de vergadering. Je kan je niet verschuilen achter je laptop, of met andere dingen bezig zijn.
Als je recht staat, heb je ook minder de neiging om lang door te blijven discussiëren. Zo kom je sneller tot de essentie en kan je sneller een beslissing nemen.
Door recht te staan heb je bovendien een betere bloedcirculatie en voel je je alerter en energieker. Dit zorgt voor meer betrokkenheid tijdens de vergadering.
5) Hou het kort
Niemand wordt vrolijk van ellenlange vergaderingen. De aandacht zakt weg en je verliest kostbare werktijd.
Bewaar de focus en durf onderwerpen af te ronden als collega’s er te lang over doorbomen.
Het helpt om iemand aan te stellen die de tijd in de gaten houdt bij elk agendapunt.
6) Neem beslissingen
Niks frustrerender dan na een uur vergaderen te moeten vaststellen dat je nog geen stap dichter bent gekomen bij je doel.
Zorg dat je knopen hebt doorgehakt aan het eind van je vergadering. Zo heeft iedereen het gevoel dat het zinvol was om te vergaderen en jullie vooruitgang boeken.
7) Zeg nee
Moet je al dat vergaderen zomaar aanvaarden? Neem eigenaarschap over je werkdag, en durf vergaderingen te weigeren.
Is de vergadering voor jou weinig relevant? Ga je je werk niet afkrijgen als je dag vol zit geplamuurd met vergaderingen? Geef dit dan duidelijk aan.
Jouw werktijd is kostbaar en die kan je best zo zinvol mogelijk inzetten. Daar zijn je collega’s en werkgever ook bij gebaat.
Schiet niet alle vergaderingen af
Als het op de juiste manier verloopt, heeft een vergadering uiteraard meerwaarde. Het is dus niet nodig om vanaf nu élke vergadering af te schepen.
Probeer wel bewuster om te gaan met vergaderen en niet zomaar overal ja op te zeggen. Het zal je productiviteit en werkplezier een boost geven.