Geef je leiding aan een team en heb je moeite met delegeren? Je bent niet alleen. Heel wat managers hebben het lastig om taken over te dragen. Ze zijn bang om het overzicht te verliezen en ze zijn vaak overtuigd dat wat ze zelf doen, beter doen. Toch is het belangrijk om de beruchte ‘ik kan dat beter-valkuil’ te vermijden. Je moet delegeren als je niet ondergesneeuwd wil geraken.

Wat?

Als leidinggevende is het een goed idee om regelmatig je taken op een rij te zetten en te kijken of je alles nog wel zelf wil doen.

Wat kan je delegeren?

• Wat een ander kan doen.
• Wat een ander beter doet.
• Wat een ander moet leren.
• Wat een ander leuk vindt om te doen.

Wat kan je niet delegeren?

• Wat gevoelig ligt: ontslagkwesties, bemiddelen bij conflicten…
• Je kerntaken als leidinggevende: beoordelingsgesprekken, jaarplannen…
• Het houden van overzicht.
• De eindverantwoordelijkheid.

Wie?

Als je weet welke taken je wil delegeren, is het tijd om te beslissen wie je wat toevertrouwt. Je zet hiervoor best volgende stappen:

• Analyseer de taak: welke competenties en vaardigheden zijn nodig om deze taak tot een goed einde te brengen?
• Breng je medewerkers in kaart: welke kennis en competenties hebben zij in huis? Wat vinden ze leuk? Waarin moeten of willen ze zich ontwikkelen?
• Bekijk wie nog ruimte heeft in het takenpakket. Zorg ervoor dat niet alle taken bij dezelfde medewerker terechtkomen.

Hoe?

Intussen ben je eruit welke taak je aan wie wil toewijzen. Wat nu? Tijd voor een goed gesprek.

• Bespreek de taak die je wil delegeren grondig met de gekozen medewerker. Leg uit wat je verwachtingen zijn en hoe je medewerker de taak kan aanpakken. Maak zo nodig een stappenplan en bespreek een werkstrategie.
• Creëer een vruchtbare omgeving om te delegeren. Motiveer je medewerker en zorg ervoor dat hij met zelfvertrouwen aan de slag gaat.
• Laat daarna zowel de taak als de medewerker los en zorg voor evaluatiemomenten. Blijf bereikbaar in geval van nood, maar los eventuele problemen niet meteen zelf op. Vertrouw op een goed eindresultaat.
• Plan na het beëindigen van de taak een reflectiemoment in. Zo kan je overlopen aan welke punten je medewerker nog kan werken. Complimenteer je medewerker als hij de taak tot een goed einde heeft gebracht.
• Vraag je werknemer ook om jouw competenties als opdrachtgever te evalueren. Heb je voldoende informatie gegeven? Was je voldoende beschikbaar? Was de doelstelling realistisch?