Hoe hou je je mailbox onder controle? We goten het advies van verschillende experts in een eenvoudig stappenplan.
Stap 1
Ga rustig voor je mailbox zitten en maak twee mappen aan: een map ‘archief’ en een map ‘doen’.
Stap 2
Open de eerste nieuw binnengekomen e-mail. Lees hem en beslis meteen wat je ermee doet. Het bericht gewoon weer sluiten en in je inbox laten staan, is geen optie.
Kies voor een van de volgende acties:
- Antwoord: kan je de e-mail in twee minuten behandelen? Breng dit dan onmiddellijk in orde en stuur een antwoord naar de afzender. Is je antwoord verstuurd? Delete de mail, of verplaats hem naar je map ‘archief’ als je denkt dat de info later nog van pas kan komen.
- Plaats de mail in je map ‘doen’: bevat het bericht een opdracht waar je iets langer zoet mee bent? Versleep de mail naar je map ‘doen’. Is het een opdracht waar je pas later moet aan beginnen? Maak een taakmelding aan in je online agenda. Zo vergeet je de opdracht niet.
- Delegeer: bevat de mail een taak die je best doorgeeft aan iemand anders? Stuur de e-mail door naar die persoon. Delete vervolgens het bericht, of verplaats het naar je map ‘archief’ als je niet wil vergeten aan wie je de taak hebt doorgegeven.
- Delete: bevat het bericht geen concrete taak voor jou en is de inhoud niet nuttig om te bewaren? Delete de mail.
- Plaats de mail in je map ‘archief’: bevat het bericht geen concrete taak, maar is de informatie wel nuttig om te bewaren? Verplaats het bericht naar je map ‘archief’. Je hoeft geen tien submapjes te maken om de mails in je archief te sorteren. De meeste mailprogramma’s hebben een prima zoekfunctie om mails terug te vinden.
Stap 3
Doe dit met alle mails in je inbox, en met elke nieuwe mail die binnenkomt.
In de praktijk
Is dit stappenplan echt waardevol? We vroegen het aan communicatie-expert Max, die dagelijks zo’n dertig mails ontvangt. Hij antwoordt: “Dit stappenplan lijkt me zeker nuttig voor wie last heeft van een overvolle mailbox. Eigenlijk pas ik het al jaren onbewust toe. Als ik een mail open, beslis ik wat ik ermee ga doen. Ik ben het wel niet eens met die twee-minuten-regel. Je kan toch bijna geen enkele mail in twee minuten behandelen? Ik ga na of ik een mail de dag zelf of de dag erna kan behandelen. Is dit het geval dan laat ik hem in mijn mailbox zitten tot hij afgewerkt is. Zo kan het gebeuren dat ik ’s avonds een aantal geopende mails in mijn mailbox heb, maar dat is niet erg. Dan weet ik ’s morgens meteen wat ik moet doen!”
Bronnen: