De directie-assistent speelt een sleutelrol met belangrijke verantwoordelijkheden.
Als rechterhand van de directieleden is het jouw taak om hen te ontlasten van alle administratieve en logistieke bekommernissen en meer algemeen hen bij te staan in alle aspecten van hun werk.Dit omvat ook het sorteren en filteren van informatie om tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen.
Je bent op de hoogte van alle details en projecten van XLG, vertegenwoordigt de directie en moet uiterste vertrouwelijkheid respecteren.
Je werkt ook nauw samen met de Directie Assistant van de CEO en CFO.
Jouw verantwoordelijkheden
-
Je beheert proactief de agenda van je directie ( bijhouden en maken van afspraken, verplaatsingen, vergaderingen, enz.),
-
Je ontvangt en verwerkt inkomende en uitgaande post,
-
Je beheert de interne organisatie: onthaal, vergaderzalen, leveranciersbeheer,
-
Je staat in voor het administratief beheer: dossiers, contracten, archivering, organisatie en planning,
-
Je stelt notulen van vergaderingen op,
-
Je bereidt facturen en kwitanties voor en volgt ze op,
-
Je staat in voor de contacten met banken, administratie, leveranciers en andere externe partijen.