Binnen de werking van de faculteit Geneeskunde en Farmacie (GF) maak je deel uit van een poolsecretariaat dat voor de gebouwen D en E van de faculteit GF instaat voor de algemene administratieve en logistieke taken, onderwijsondersteunende taken en onderzoeksondersteunende taken.In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de administratief coördinator van het poolsecretariaat en werk je nauw samen met het academisch personeel van de faculteit.
Hier is een greep uit jouw takenpakket:
Algemene administratieve en logistieke taken:
- Ondersteuning van het academisch personeel m.b.t.de financiële administratie.
- Behandelen en opvolgen van personeelsdossiers in het digitale HR-platform TEO (opleiding wordt voorzien).
- Briefwisseling intern en extern.
- Dienstverlening en informatieverstrekking aan balie en telefoon, mailing, klassement, bestellingen, aankoop en beheer kantoormateriaal, organisatie en voorbereiding vergaderingen.
- Postbedeling en logistieke ondersteuning bij leveringen.
Onderwijsondersteunende taken:
- Praktische organisatie van examens, opvolgen cursusmateriaal en plaatsen van aankondigingen op het leerplatform in functie van noden voor docenten betrokken bij onderwijs.
- Opstellen interne uurroosters en uurroostertemplates.
- Administratieve ondersteuning bij de organisatie van opleidingsgebonden events.
- Administratieve verwerking en organisatie van masterproeven.
Onderzoeksondersteunende taken:
- Administratieve ondersteuning van de verschillende onderzoeken (vb.versturen documenten, archiveren materiaal, input van gegevens, layouten van documenten, organisatie congressen,).
- Klassement documenten i.v.m.doctoraatsonderzoeken, in samenwerking met de directeur doctoral school health sciences and medicine.
- Op vraag van specifiek project bestellingen uitvoeren (interne of externe partners), leveringen ontvangen en correct stockeren, organisatie dienstreizen via reisbureau VUB.
- Ondersteuning van de gedelegeerde onderwijsadministratie: praktische organisatie van examens, opvolgen cursusmateriaal en plaatsen van aankondigingen op het leerplatform in functie van noden voor docenten betrokken bij onderwijs.
Voor deze functie zal Brussels Health Campus (Jette) je thuisbasis worden, in combinatie met thuiswerk.
