Je kunt tijdens de werkuren bijna niemand meer contacteren, want ze zitten altijd in één van de boven opgesomde constructies. Of ze moeten er heen, of ze komen er net van terug. En het eigenaardige, niemand schijnt er erg veel plezier aan te beleven. Zou dat dan niet anders kunnen? Als we nu eens allemaal zouden afspreken dat we onze meetings op maandagochtend houden? Die dag is zowiezo al niet de vrolijkste, en dan brei je er een onproductief begin voor, om zachtjes in de sfeer te komen. En de rest van de week is iedereen gewoon beschikbaar, voor leuke dingen, zoals echt productief werken en afspreken met klanten.

Het is natuurlijk maar een droom. En ik ben ook niet blind voor het feit dat we afspraken moeten maken, dat er overleg moet komen en dat mensen met elkaar moeten communiceren. De vraag is alleen of het zo nodig geformaliseerd en gestructureerd moet worden. Dat maakt de zaken al op voorhand een beetje saai.

Ik heb nog in bedrijven gewerkt waar je rechtstaand vergaderde. Om het zo kort mogelijk te houden.  Wie de meeting bijeenriep was ook verantwoordelijk voor de interactie. Als het slecht voorbereid was, zag je de mensen weglopen. Ook wie vond dat hij geen substantiële bijdrage leverde aan het gesprek, sloop zachtjes weg. En gelijk hadden ze. De organisator wist al gauw dat hij enkel de relevante mensen bijeen moest halen en dat hij baat had bij efficiency. Dat is nog eens een 'challenge'. En gezond ook!

Ik heb de indruk dat in veel bedrijven het vergaderen verworden is tot een soort alibi voor het echt doen en realiseren van dingen. En op het einde van de dag heb je het gevoel gehad van 'druk, druk, druk', maar er is niets veranderd aan het werkvolume dat je 's morgens had. Tenzij je slim manoeuvreert in zo'n vergadering natuurlijk en je taken aflaadt op anderen. Maar dat zal dan gauw leiden tot nieuwe vergaderingen met anderen, die ook weer deeltjes van het werk toebedeeld krijgen. En zo vergaderen we lustig verder.

Veel heeft ook te maken met een soort bedrijfscultuur. In tijden waar iedereen de mond vol heeft van empowerment –of is dat begrip ondertussen ook al weer voorbijgestreefd?– is het markant om vast te stellen dat veel organisaties en leidinggevenden 'risico-avers' zijn geworden.

Alles en iedereen moet ingedekt worden. En vergaderingen zijn een ideaal middel om ervoor te zorgen dat de beslissingen niet bij één persoon liggen, maar dat men kan terugvallen op 'de groep'.

Ik denk dat er veel meer uit de 'groep' te halen valt dan een paraplu, in geval van rampspoed. Leer opnieuw vergaderen om dingen te doen, in plaats van verantwoordelijkheden te verdelen, en je krijgt een hele andere dynamiek. Vergader daar maar eens over!