Carine werkt al jaren in een open kantoor, en vindt het nog altijd even verschrikkelijk als de eerste dag. Ze vertelt: “Ons kantoor bestaat uit twee glazen rechthoeken die verbonden worden door een gang. In de gang zijn er vergaderzaaltjes met glazen wanden en een keuken. Het grootste probleem is het lawaai. Collega’s bellen of babbelen, er wandelen mensen voorbij om te gaan vergaderen en er weerklinkt gelach en geroep vanuit de keuken. Ik heb geleerd om me ervan af te sluiten, maar dat vergt inspanning. ’s Avonds ben ik uitgeput en heb ik vaak hoofdpijn. Bovendien werk ik trager omdat ik me minder goed kan concentreren.”

Het gebrek aan privacy is een ander negatief punt. Carine: “Iedereen die voorbij wandelt kan zien wat ik aan het doen ben en als ik telefoneer -wat ik vaak moet doen- genieten al mijn collega’s mee. Een aparte ruimte waar we op ons eentje kunnen werken of bellen, hebben we niet. Wil ik eens een privételefoon doen, dan ga ik naar een van de vergaderzalen, maar dat is eigenlijk niet de bedoeling. Bovendien zijn ze vaak bezet.”

Ook de temperatuur en verlichting wekken ergernis op. “De airco komt uit de vloer. Wie bij zo’n blazer zit, legt er een stapel papier op zodat er geen lucht meer doorkomt, want het geblaas is ondraaglijk. Om toch wat koelte te hebben, kantelen we de ramen. Alleen zit de medewerker bij het raam dan in de tocht, terwijl collega’s verderop de verkoeling niet voelen. Verder hebben we ook van die plezante tl-lichten die een vreselijk licht verspreiden. Soms draait een collega een lamp uit, maar dan draait de technische dienst ze gewoon weer in. Gelukkig heb ik een bureaulamp met geel licht, waardoor het minder stoort.”

Landschapsbureau kan werken

Carine is lang niet de enige medewerker die huivert van een landschapskantoor. Toch zijn er nog steeds bedrijven die voor een landschapsbureau kiezen. Waarom doen ze dat? Tina Scholiers, arbeidspsychologe en preventieadviseur psychosociale aspecten bij Provikmo: “Enerzijds uit economisch oogpunt: zo besparen ze ruimte en hebben ze maar één verluchtings- en verwarmingssysteem nodig. Verder bevordert een open kantoor het contact en de communicatie. Collega’s leren elkaar gemakkelijker kennen en nieuwe medewerkers vinden sneller hun weg. Tot slot is er ook meer sociale controle. Het wordt sneller duidelijk dat iemand zich niet goed voelt of dat de werkdruk te hoog wordt. En wie er de kantjes afloopt, kan zich moeilijker verstoppen.”

Kan een landschapsbureau werken of zorgt het altijd voor ontevreden medewerkers? Tina: “Een landschapsbureau kan succesvol zijn, op voorwaarde dat het goed afgestemd is op de werkvloer. Ten eerste moet het passen bij het soort job en de persoonlijkheid van je medewerkers. Werknemers die zich het merendeel van hun tijd moeten concentreren zonder te worden afgeleid, zijn beter af in een individueel kantoor of een kantoor met enkele collega’s. Daarnaast heb je ook medewerkers die gewoon niet gemaakt zijn om in een open kantoor te werken. Door hun persoonlijkheid voelen ze zich niet goed in zo’n omgeving.”

"Ten tweede is het belangrijk dat je als bedrijf je personeel de vrijheid geeft om te ontsnappen aan het lawaai en het gebrek aan privacy," aldus Tina. “Je voorziet bijvoorbeeld best voldoende aparte lokalen voor wie geconcentreerd wil werken of telefoneren, voldoende vergaderzalen die op een gemakkelijke manier gereserveerd kunnen worden en de mogelijkheid om thuis te werken. Daarnaast is het ook goed om afspraken te maken rond wat mag en wat niet. Bijvoorbeeld: vergaderen gebeurt in de vergaderzaal, telefoneren moet in een apart lokaal, wie in stilte wil werken kan zich installeren in een stille ruimte, een praatje slaan gebeurt in de koffieruimte… Zo vermijd je frustraties en discussies.”

Ten derde is een weldoordachte inrichting essentieel. Tina geeft enkele tips:

• Zorg voor een aangename koffieruimte die niet te dicht bij de bureaus ligt.
• Verwijder de vergaderzalen uit het landschapskantoor zodat er niet voortdurend mensen voorbij wandelen.
• Gebruik wanden om de werkplekken af te scheiden.
• Zorg voor voldoende kasten zodat er niet te veel rommel rondslingert.
• Plaats alle kantoormachines in een aparte ruimte.
• Zorg dat er voldoende daglicht naar binnen schijnt.
• Werk met planten. Die zijn rustgevend en absorberen lawaai.

“Ook op het vlak van inrichting is het goed om je medewerkers vrijheid te geven,” vervolgt Tina. “Geef hen de kans om zelf een bureaulamp op hun bureau te plaatsen, vraag waar ze het liefst een wand willen en laat mensen die het snel te warm hebben bij het raam zitten.”