Ben jij een organisatorisch talent en zoek je een afwisselende en verantwoordelijke functie?
Als administratief adjunct/e op de linnendienst ben jij de cruciale steun voor de teamcoördinator.
In deze veelzijdige rol sta je niet alleen klaar als rechterhand, maar neem je ook zelfstandig het beheer van de openbare aanbestedingen op je.Je werkt nauw samen met de hiërarchische lijn en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Ben jij klaar voor een uitdaging waarbij jouw administratieve vaardigheden écht het verschil maken?Dan is deze functie iets voor jou!
Je zal verantwoordelijk zijn voor:
Teambeheer
- Back-up van de coördinator linnendienst bij zijn of haar afwezigheid;
- Ondersteuning van de coördinator linnendienst in de uitvoering van zijn of haar taken qua teambeheer;
- Kwaliteitscontroles uitvoeren op het naaiwerk;
- Assisteren bij het voorraadbeheer van kleding en uitrustingen.
Openbare aanbestedingen
- Nauwkeurig omschrijven van de aankoopbehoeftes (uit te voeren in samenwerking met de verschillende eindgebruikers, met name de gespecialiseerde teams, de officieren, de linnendienst, de DGH, Instructie, enz.);
- De markt verkennen om de technische clausules zo goed mogelijk te formuleren en het totale budget van de opdracht te ramen (waaruit de keuze van de overheidsopdrachtprocedure voortvloeit);
- Opstellen van de technische clausules van de bestekken;
- Vaststelling van de geschikte procedure voor overheidsopdrachten (in samenwerking met de aankoopdienst) en voorstel van een lijst van te raadplegen leveranciers;
- Follow-up van het goede verloop van de bevoorradingsprocedure (inclusief validatie IDPB), aankoopbonnen en eventuele vernieuwing van de overheidsopdrachten;
- Deelname aan de analyse van de offertes vanuit het oogpunt van regelmatigheid en technische prestaties in verhouding tot de behoeften;
- Budgettaire follow-up (goedkeuring van facturen, follow-up van de ontwikkeling van het begrotingsverbruik, follow-up van de vastleggingen aan het begin van het jaar met de dienst Financiën, aanpassing in de loop van het jaar ingeval de uitgaven lager of hoger uitvallen dan geraamd), budgettaire aanpassing al naargelang de evolutie van de behoeften;
- Controle van de overeenstemming van hetgeen geleverd werd met de technische specificaties in samenwerking met de aanvrager;
- In samenwerking met de stockverantwoordelijke en de verantwoordelijke beheer van de stromen, organisatie van de levering van het materiaal in goede omstandigheden: verkrijgen van precieze data van de leveranciers, beheer van de praktische organisatie in geval van een grote levering (opslagruimte, toegang voor de bezorger, enz.);
- In voorkomend geval, PV's van tekortkoming opmaken bij problemen met de leveranciers.
