De functie in het kort
Als administratief adjunct/e op de linnendienst ben je de rechterhand van de coördinator van het team en sta je hem of haar bij in de uitoefening van zijn of haar functie.Naast back-up van de coördinator heb je een eigen takenpakket waarbij je instaat voor het beheer van de openbare aanbestedingen bij de linnendienst, in nauwe samenwerking met de hiërarchische lijn.
Je zal verantwoordelijk zijn voor:
Teambeheer
- Back-up van de coördinator linnendienst bij zijn of haar afwezigheid;
- Ondersteuning van de coördinator linnendienst in de uitvoering van zijn of haar taken qua teambeheer;
- Kwaliteitscontroles uitvoeren op het naaiwerk;
- Assisteren bij het voorraadbeheer van kleding en uitrustingen.
Openbare aanbestedingen
- Nauwkeurig omschrijven van de aankoopbehoeftes (uit te voeren in samenwerking met de verschillende eindgebruikers, met name de gespecialiseerde teams, de officieren, de linnendienst, de DGH, Instructie, enz.);
- De markt verkennen om de technische clausules zo goed mogelijk te formuleren en het totale budget van de opdracht te ramen (waaruit de keuze van de overheidsopdrachtprocedure voortvloeit);
- Opstellen van de technische clausules van de bestekken;
- Vaststelling van de geschikte procedure voor overheidsopdrachten (in samenwerking met de aankoopdienst) en voorstel van een lijst van te raadplegen leveranciers;
- Follow-up van het goede verloop van de bevoorradingsprocedure (inclusief validatie IDPB), aankoopbonnen en eventuele vernieuwing van de overheidsopdrachten;
- Deelname aan de analyse van de offertes vanuit het oogpunt van regelmatigheid en technische prestaties in verhouding tot de behoeften;
- Budgettaire follow-up (goedkeuring van facturen, follow-up van de ontwikkeling van het begrotingsverbruik, follow-up van de vastleggingen aan het begin van het jaar met de dienst Financiën, aanpassing in de loop van het jaar ingeval de uitgaven lager of hoger uitvallen dan geraamd), budgettaire aanpassing al naargelang de evolutie van de behoeften;
- Controle van de overeenstemming van hetgeen geleverd werd met de technische specificaties in samenwerking met de aanvrager;
- In samenwerking met de stockverantwoordelijke en de verantwoordelijke beheer van de stromen, organisatie van de levering van het materiaal in goede omstandigheden: verkrijgen van precieze data van de leveranciers, beheer van de praktische organisatie in geval van een grote levering (opslagruimte, toegang voor de bezorger, enz.);
- In voorkomend geval, PV's van tekortkoming opmaken bij problemen met de leveranciers.
Wie zijn wij?
We zijn de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp.
Wij grijpen in bij brand en coördineren de dringende medische hulp in het Brussels Gewest en omgeving.Wij voeren ook talrijke civiele veiligheidsmissies uit: opsporing en bevrijding van personen of dieren, redding en hulp bij overstromingen, stormen of chemische vervuiling, vernietiging van insectennesten, enz.
Voorbereiding en preventie zijn twee andere belangrijke onderdelen van onze activiteiten.
Wij zorgen dat de veiligheidsnormen tegen brand- of ontploffingsrisico's voor gebouwen of tijdens allerlei evenementen worden nageleefd.
Onze dienst is een instelling van openbaar nut van categorie A die afhangt van de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Hij bestaat uit meer dan 1100 professionele brandweerlieden en een administratief en technisch ondersteuningsteam van bijna 250 medewerkers.
Met het oog op de toekomst, is het onze ambitie om steeds efficiënter te zijn om de veiligheid van iedereen te garanderen!
