53 jobs voor Executive Assistant gevonden in Brussel (Regio)

Wij zijn op zoek naar een toegewijde Executive Assistant in de vastgoedsector voor een tijdelijke positie in Brussel.Deze persoon zal een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten en het beheer van het secretariaat en bedrijfsondersteuningsteam.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een toonaangevend bedrijf in de vastgoed - en facility sector met meer dan 500 medewerkers.Ze zijn bekend om hun professionele aanpak en het leveren van hoogwaardige diensten.Het bedrijf is gevestigd in Brussel en heeft een uitstekende reputatie in de branche.

Omschrijving

Als Executive Assistant, zijn je verantwoordelijkheden :

• Leidinggeven aan het secretariaat en bedrijfsondersteuningsteam;
• Ondersteunen van drie C-level managers
• Coördinatie en ondersteuning van de dagelijkse activiteiten;
• Beheren van de agenda's van de leidinggevenden en het plannen van vergaderingen;
• Voorbereiden van documenten en presentaties voor vergaderingen;
• Onderhouden van professionele relaties met cliënten en stakeholders;
• Beheren van interne communicatie en correspondentie;
• Assisteren bij projectmanagement en speciale projecten;
• Zorgen voor naleving van bedrijfsbeleid en procedures.

Zo ziet het takenpakket van een Executive Assistant in Brussel eruit:..Je beheert projectadministratie en teamcoördinatie.Je bent aanspreekpunt voor klanten, consultants en projectteams.

U bent de vertrouwenspersoon van de directie en biedt organisatorische, administratieve en operationele ondersteuning aan de CEO./Belangrijkste taken als Executive Assistant:Coördinatie en beheer van agenda's en correspondentie.Organisatie en voorbereiding van vergaderingen, seminars, directiecomités, Raden van Bestuur en Algemene Vergaderingen (inclusief logistiek, documenten en presentaties).Uitvoering van klassieke secretariaatstaken, zoals het beheren van inkomende en uitgaande post, telefoon en e mailverkeer en bezoekersontvangst.Beheer en up to date houden van de externe relatiedatabase.Organisatie van businesslunches en diners, zowel intern als extern.Voorbereiden en regelen van reizen, inclusief hotels en vervoer.Organisatie van verschillende evenementen zoals interne bijeenkomsten, zomerbarbecues, sponsoractiviteiten, en andere marketing en netwerkevenementen.Vertaalwerk (FR/NL/ENG) voor diverse documenten zoals notities, brieven, verslagen en rapporten.

Point presentations and ad hoc materials for meetings, take notes where necessary and draft summaries/action points' follow upConduct brief internal and external stakeholder communications on behalf of the General Director.Managing and coordinating the office agenda (visits of clients and other external stakeholders, etc.)Handle office matters such as access badges, office supplies, and kitchen maintenance, oversee office related invoices, liaise with external suppliers where necessaryWelcome visitors, manage the general phone line and the general email address, handle incoming and outgoing mail and packages.

Robert Half is momenteel op zoek naar een drietalige Executive Assistant (M/V/X) voor een bedrijf gespecialiseerd in de juridische sector.

Dit bedrijf is gevestigd in het centrum van Brussel.

De verantwoordelijkheden voor deze functie als Executive Assistant zijn:

- Agendabeheer, plannen en organiseren van vergaderingen;

- Proactief omgaan met e-mails en post;

- Vergaderingen en conferentiegesprekken organiseren;

- timesheets beheren en facturen voorbereiden

- Archiveren en archiveren;

- Redigeren en/of opmaken van documenten, rapporten, conclusies, correspondentie, etc.

- Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken;

- Power.Pointpresentaties voorbereiden;

- Algemene administratieve en organisatorische taken;

- Organiseren van ondertekening, legalisatie en apostillering van relevante documenten;

- Contacten onderhouden met verschillende dienstverleners (notarissen, domiciliëringsagenten, banken, enz.).

For an international non-profit organisation located in the heart of Brussels, we are currently looking for an Executive Assistant.In this role, you will provide administrative support to two Directors acting on an international scope, and their respective team.

In this position as an Executive Assistant, you will be responsible for the following tasks:

• Managing calendars and organizing meetings (virtual meetings, conference calls, appointments)
• Organizing/coordinating meetings abroad and handle all related national and international travel arrangements
• Preparing Power.Point presentations and ad-hoc materials for meetings, take notes and draft summaries/action points' follow up
• Assisting with the organisation of workshops and events
• Preparing and editing correspondence, communications and reports
• Reviewing and coordinating the yearly budget
• Providing administrative support: preparing, editing and translating documents and reports, maintaining the filing system up to date, archive documents, etc.

Belangrijkste taken als Executive Assistant:

• Coördinatie en beheer van agenda's en correspondentie.
• Organisatie en voorbereiding van vergaderingen, seminars, directiecomités, Raden van Bestuur en Algemene Vergaderingen (inclusief logistiek, documenten en presentaties).
• Uitvoering van klassieke secretariaatstaken, zoals het beheren van inkomende en uitgaande post, telefoon- en e-mailverkeer en bezoekersontvangst.
• Beheer en up-to-date houden van de externe relatiedatabase.
• Organisatie van businesslunches en -diners, zowel intern als extern.
• Voorbereiden en regelen van reizen, inclusief hotels en vervoer.
• Organisatie van verschillende evenementen zoals interne bijeenkomsten, zomerbarbecues, sponsoractiviteiten, en andere marketing- en netwerkevenementen.
• Vertaalwerk (FR/NL/ENG) voor diverse documenten zoals notities, brieven, verslagen en rapporten.

As an Executive Assistant at this dynamic international design company, you will support C-level executives with agenda and travel management, office operations, event coordination, and project support.You will also act as a key point of contact for stakeholders, providing proactive administrative support.

Client Details

Our client is a dynamic, family-oriented international design and creative company based in Brussels, conveniently located near the train station and easily accessible by metro.You'll be supporting C-level executives working on exciting international projects in a fast-paced, creative environment.

Description

As an Executive Assistant, you will be a key support for the C-level team, ensuring the smooth operation of their daily activities and assisting with a variety of creative and administrative tasks, including:

• Agenda & Travel Management: Organizing schedules and travel arrangements, ensuring everything is in place for smooth and efficient operations.
• Office Management: Overseeing the day-to-day office activities and ensuring the team has all the resources they need to succeed.
• Event & Meeting Coordination: Organizing creative meetings, team events, and client presentations, both locally and internationally.
• Administrative Support: Preparing reports, presentations, managing emails and calls.
• Project Coordination: Assisting in the planning and coordination of creative projects, ensuring timelines and deliverables are met.

For the Executive Director, you will:..Organize and manage all logistical elements related to international/internal/external meetings, presentations, seminars, events, visits…..Provide general administrative support within broad guidelines (e.g.

Je organiseert diverse interne en externe evenementen..Je verzorgt vertalingen (FR/NL/ENG) van documenten en e mails.

Event & Meeting Coordination: Organizing creative meetings, team events, and client presentations, both locally and internationally..Administrative Support: Preparing reports, presentations, managing emails and calls..

Pour une organisation internationale dans le secteur du textile située au cœur de Bruxelles, nous recherchons actuellement un(e) Executive Assistant.Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif à deux directeurs agissant à l'échelle internationale, ainsi qu'à leur équipe respective.

Dans le cadre de ce poste de Executive Assistant vous serez chargé(e) des tâches suivantes :

• Gestion des calendriers et organisation des réunions (réunions virtuelles, conférences téléphoniques, rendez-vous)
• Organisation/coordination de réunions à l'étranger et prise en charge de tous les arrangements de voyage
• Préparation des présentations Power.Point et des documents ad hoc pour les réunions, prendre des notes et rédiger des résumés
• Contribution à l'organisation d'ateliers et d'événements
• Analyse et coordination du budget annuel
• Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les transférer
• Assurer l'acheminement de la correspondance entrante par lettre et par courrier électronique.
• Fournir un soutien administratif: préparer, éditer et traduire des documents et des rapports, maintenir le système de classement à jour, archiver des documents, etc.

Are you inspired by these responsibilities?.For the Executive Director, you will:.

You will be the Executive Secretary to the President while also providing Administrative support to the Corporate Administration Department.

Client Details

The client is a global trading and investment organization with a diverse range of operations across industries.They are internationally active and in Brussels they are located near the European quarter, easily reachable by public transport.

Description

• Manage the president's schedule, including coordinating meetings, appointments, and bookings
• Arrange travel and handle expense settlements, providing additional ad hoc support as needed
• Organize large meetings and events, including all necessary preparations
• Oversee corporate rate contracts with hotels and airlines
• Serve as the primary contact for travel agencies, catering companies, and other service providers
• Act as a backup for the administrative assistant, assisting with visitor reception, courier/post handling, office supply orders, and inventory management
• Coordinate immigration and relocation logistics for expatriates, providing related support as required

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant...Act as personal assistant to Vice President (VP) of Sales Business Transformation and divisional assistant of the division.

Produce reports, presentations, and briefs.Organize internal and external meetings (hotel, catering, venue, registration process).

You are in charge of making meeting preparations and execution run smoothly;.You are the interface for the executives, advisors and the association members as well as external interlocutors, generally high level stakeholders;.

They have an excellent reputation on the market and stand for quality, a personal approach, and long term sustainable solutions..JobomschrijvingAs the Executive Management Assistant, you'll be responsible for:.

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant.Your responsibilities.

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant.Your responsibilities.

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant.Your responsibilities.

Ull; Support the Managing Director (daily schedule, meetings, travel) .ull; Manage the office and provide administrative and logistical support to the team .

Als voorloper op het gebied van spoorwegengineering sinds 30 jaar werkt TUC RAIL aan een meer duurzame mobiliteit in België en in het buitenland.JobomschrijvingBen jij de nieuwe Management Assistant van de CEO van TUC RAIL?Wat ga je doen?Dankzij je professionalisme, organisatorische vaardigden en administratieve talenten win je gemakkelijk het vertrouwen van de CEO en de leden van het topmanagement.Je biedt ondersteuning aan de Chief Executive Officer (CEO)Je organiseert zijn agenda en bepaalt de prioriteiten op een verstandige manierJe beheert de inkomende telefoongesprekken, e mails, afspraken en correspondentieJe plant en organiseert vergaderingen als dat nodig isAls Management Assistant bouw je een intern en extern netwerk op (onder andere met stakeholders), wat een vlotte en professionele samenwerking bevordertJe bent de ogen en oren van TUC RAIL; je houdt de vinger aan de pols van de onderneming door je te interesseren voor wat er gebeurtDankzij je professionele uitstraling vertegenwoordig je de onderneming op een positieve manierJe volgt de dossiers op die de CEO moet voorleggen aan de beheersorganen van TUC RAIL en Infrabel (Executive Committee, Directiecomité, Raad van Bestuur, Auditcomité, enz.) op basis van de verstrekte informatie.

De arbeidsvoorwaardenJe start meteen op met een vast contract.Naast een aantrekkelijke verloning biedt de klant ook heel wat extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, groeps en hospitalisatieverzekering en de volledige terugbetaling van het openbaar vervoer.

Point presentations.General administrative and organizational tasks.Coordinating signatures, legalizations, and apostilles for relevant documents.Liaising with external service providers (notaries, domiciliation agents, banks, etc.).Booking meeting rooms.

Managing a complex schedule of business meetings, conferences, personal appointments and travel..Handling day to day correspondence and drafting business letters..

Serve as the primary contact for travel agencies, catering companies, and other service providers.Act as a backup for the administrative assistant, assisting with visitor reception, courier/post handling, office supply orders, and inventory management.

Proactive coordination and follow up on requests for meeting organisation and special events including facilities and logistics, meeting files preparation etc..Support internal staff management processes such as leave, flexitime, missions, new arrivals, visitor registration, maintenance of office supplies stock etc..