43 jobs voor Executive Assistant gevonden in Brussel (Regio)

Als Executive Assistant ondersteun je de directie in hun dagelijkse werkzaamheden en zorg je ervoor dat alles vlot en efficiënt verloopt.Je bent een betrouwbare rechterhand en fungeert als schakel tussen interne en externe stakeholders.

Bedrijfsomschrijving

Voor een toonaangevend ingenieursbedrijf met een sterke aanwezigheid in Brussel en Europa, zijn we op zoek naar een ervaren Executive Assistant.Dit bedrijf speelt een cruciale rol in innovatieve en grootschalige technische projecten en werkt samen met internationale partners.

Omschrijving

• Beheer van complexe agenda's en coördinatie van vergaderingen en reizen
• Voorbereiden van presentaties, rapporten en notulen
• Opvolgen van actiepunten en ondersteunen bij strategische projecten
• Beheer van vertrouwelijke informatie en correspondentie
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Organiseren van evenementen en bijeenkomsten

For one of our clients, a service company located in the heart of Brussels, we are looking for an Executive Assistant & Office Manager.As an Executive Assistant & Office Manager, you will support the Management Team.You will also be responsible for the office management, acting like a central point for all support-related matters.

In this brand-new position as an Executive Assistant & Office Manager, you will be responsible for:

• Managing calendars and organizing meetings (virtual meetings, conference calls, appointments, conferences);
• Organizing business travels from A to Z (hotels, transport, restaurants, etc.) and following up on related expense notes;
• Preparing reports, presentations, meetings dossiers and correspondence with clients, officials, and other internal/external stakeholders;
• Assisting with the organisation of events (agenda, invitations, logistics);
• Ensuring a smooth running of the office: general office support (office facilities & supplies, maintenance of equipment, etc.), logistics around meetings and office activities, day to day communications, etc.

Als Executive Assistant ondersteun je een senior executive bij een EU-geassocieerde instelling in Brussel, met taken zoals agenda- en reisbeheer en het organiseren van vergaderingen.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een vooraanstaande organisatie binnen de EU.

Omschrijving

• Executive Support: Beheer van de agenda, vergaderingen en reisarrangementen voor senior executives.
• Communicatie Schakel: Fungeren als tussenpersoon tussen interne afdelingen en EU-betrokken partijen.
• Documentbeheer: Voorbereiden van rapporten, presentaties en documenten voor het management.
• Vergadercoördinatie: Organiseren van vergaderingen, notuleren en opvolgen van actiepunten.
• Reis- en eventplanning: Coördineren van reizen en evenementen voor het managementteam.
• Probleemoplossend: Oplossen van operationele vraagstukken en zorgen voor een soepele werking van de dagelijkse activiteiten.

Voor een toonaangevend ingenieursbedrijf met een sterke aanwezigheid in Brussel en Europa, zijn we op zoek naar een ervaren Executive Assistant.Dit bedrijf speelt een cruciale rol in innovatieve en grootschalige technische projecten en werkt samen met internationale partners.Jobomschrijving.

Als Executive Assistant draag je, dankzij hoogwaardige administratieve ondersteuning, bij aan een optimaal functioneren van de directie die je ondersteund.

Bedrijfsomschrijving

Een internationale energie-infrastructuurgroep met 1.300 medewerkers actief in gastransport, -opslag en vloeibaar aardgas zoekt een Executive Assistant voor op hun kantoren in Brussel

Het bedrijf richt zich als purpose-gedreven organisatie op de transitie naar een koolstofneutrale wereld.Ze investeren in infrastructuur en verkennen nieuwe technologieën voor het transport van waterstof, biomethaan, CO₂ en andere klimaatneutrale moleculen.

Omschrijving

• Beheer van de agenda en mailbox van de een department Director en diens stafleden.
• Organiseren van meetings en afspraken met een focus op naadloze communicatie en informatiedoorstroming naar stakeholders, waaronder senior executives.
• Opstellen, nalezen en verwerken van vertrouwelijke briefwisseling, e-mails en officiële documenten.
• Maken en aanpassen van presentaties, inclusief vertaling en kwaliteitscontrole.
• Uitgebreide administratieve ondersteuning, zoals het opstellen van documenten, notuleren van vergaderingen en beheren van digitale archieven.
• Volledige organisatie van zakelijke reizen (incl.vervoer en accommodatie).
• Verwerken van onkosten en facturen.
• Ondersteunen bij het organiseren en coördineren van externe vergaderingen en evenementen.

Voor onze klant gelegen te Evere zijn we op zoek naar een executive assistant.Je zal de business director ondersteunen en speelt een cruciale rol in het coördineren van de operationele en administratieve processen.Je zal ook instaan voor het agenda beheer van de business director en notulen opstellen bij vergaderingen.Ook zal je als single point of contact fungeren voor nationale klantaccounts.

Voor onze klant gelegen te Evere zijn we op zoek naar een executive assistant.Je zal de business director ondersteunen en speelt een cruciale rol in het coördineren van de operationele en administratieve processen.Je zal ook instaan voor het agenda beheer van de business director en notulen opstellen bij vergaderingen.Ook zal je als single point of contact fungeren voor nationale klantaccounts.

Support the Executive Committee: managing agendas and reports, developing the management plan, preparing international representation and presentations.Organize events and elections..

An exciting opportunity as Executive Assistant has just become available at one of our clients located in the Centre of Brussels.Our client is active in the service sector and is a leader in its market.In this role, you will work closely with 2 other assistants to support a team of 15 people.

As Executive Assistant, you will be more specifically responsible for the following tasks:

• Answering, screening and transferring incoming phone calls.
• Dispatching incoming correspondence by letters and email.
• Preparing materials for meetings, take notes and preparing draft summaries.
• Organizing/coordinating meetings abroad and handling all travel arrangements.
• Supporting with ad-hoc administrative tasks (correction of drafts, translations, database update, archiving, etc.).

Point presentations and ad hoc materials for meetings, take notes where necessary and draft summaries/action points' follow upConduct brief internal and external stakeholder communications on behalf of the General Director.Managing and coordinating the office agenda (visits of clients and other external stakeholders, etc.)Handle office matters such as access badges, office supplies, and kitchen maintenance, oversee office related invoices, liaise with external suppliers where necessaryWelcome visitors, manage the general phone line and the general email address, handle incoming and outgoing mail and packages.

Uitgebreide administratieve ondersteuning, zoals het opstellen van documenten, notuleren van vergaderingen en beheren van digitale archieven..Volledige organisatie van zakelijke reizen (incl.

As an Executive Assistant at this dynamic international design company, you will support C-level executives with agenda and travel management, office operations, event coordination, and project support.You will also act as a key point of contact for stakeholders, providing proactive administrative support.

Client Details

Our client is a dynamic, family-oriented international design and creative company based in Brussels, conveniently located near the train station and easily accessible by metro.You'll be supporting C-level executives working on exciting international projects in a fast-paced, creative environment.

Description

As an Executive Assistant, you will be a key support for the C-level team, ensuring the smooth operation of their daily activities and assisting with a variety of creative and administrative tasks, including:

• Agenda & Travel Management: Organizing schedules and travel arrangements, ensuring everything is in place for smooth and efficient operations.
• Office Management: Overseeing the day-to-day office activities and ensuring the team has all the resources they need to succeed.
• Event & Meeting Coordination: Organizing creative meetings, team events, and client presentations, both locally and internationally.
• Administrative Support: Preparing reports, presentations, managing emails and calls.
• Project Coordination: Assisting in the planning and coordination of creative projects, ensuring timelines and deliverables are met.

For an international non-profit organisation located in the heart of Brussels, we are currently looking for an Executive Assistant.In this role, you will provide administrative support to two Directors acting on an international scope, and their respective team.

In this position as an Executive Assistant, you will be responsible for the following tasks:

• Managing calendars and organizing meetings (virtual meetings, conference calls, appointments)
• Organizing/coordinating meetings abroad and handle all travel arrangements
• Preparing Power.Point presentations and ad-hoc materials for meetings, take notes and draft summaries
• Assisting with the organisation of workshops and events
• Reviewing and coordinating the yearly budget
• Answering, screening and transferring incoming phone calls
• Dispatching incoming correspondence by letters and email
• Providing administrative support: preparing, editing and translating documents and reports, maintaining the filing system up to date, archive documents, etc.

Communicatie Schakel: Fungeren als tussenpersoon tussen interne afdelingen en EU betrokken partijen..Documentbeheer: Voorbereiden van rapporten, presentaties en documenten voor het management..

Fungeren als SPOC voor nationale klantaccounts; coördineren van serviceplanning en klantcontracten, inclusief prijsbesprekingen..Bijwerken van orderboek, verkoopindicatoren en rapportages; verzamelen en consolideren van marktinformatie..

The Executive Assistant will support the CEO in managing administrative tasks, including scheduling, invoicing, and coordinating technicians, while also assisting with project management and client communications.This role offers the opportunity to work in a dynamic, small team, with room for professional growth and development.

Client Details

The client is a small, growing electrical services company.The company specializes in residential and commercial electrical work, with a focus on quality service and client relationships.

The CEO is involved in daily operations and needs an Executive Assistant to help manage administrative tasks, support project scheduling, invoicing, and communication, allowing for more.

Description

• Administrative Support:
  • Manage emails, respond to client requests, and handle internal communication.
  • Assist with the preparation and management of invoices, quotes, and billing.
  • Handle the encoding and tracking of data related to jobs and projects.
  • Oversee and update project and job schedules to ensure timely completion.
  • Manage supplier orders and track deliveries.
  • Assist with the scheduling and coordination of technicians' daily tasks and interventions.
• Client Interaction and Support:
  • Respond to client intervention requests and manage job details.
  • Assist the CEO in maintaining strong relationships with clients, ensuring high customer satisfaction.
• Technical Understanding:
  • While not a hands-on technical role, understanding technical terms and project requirements will be essential for effective communication with technicians and clients.
  • Prepare reports on technical work and project statuses.

Voor ons kantoor in Brussel hebben we een boeiende kans voor een enthousiaste en proactieve Executive Assistant.Je werkt samen met vijf collega's en ondersteunt samen ongeveer 35 advocaten, verspreid over diverse rechtsgebieden.

Administrative Support: Preparing reports, presentations, managing emails and calls..Project Coordination: Assisting in the planning and coordination of creative projects, ensuring timelines and deliverables are met..

Point presentaties..Beheren van agenda en mailbox, en organiseren van meetings en vergaderruimtes..Bijhouden van timesheets en facturatie..Maken van Power.

The client is a small, growing electrical services company.The company specializes in residential and commercial electrical work, with a focus on quality service and client relationships.The CEO is involved in daily operations and needs an Executive Assistant to help manage administrative tasks, support project scheduling, invoicing, and communication, allowing for more.Jobomschrijving.

Your tasks will include:✅ Managing schedules, appointments, and travel arrangements✅ Preparing reports, presentations, and internal communications✅ Handling correspondence and liaising with internal and external stakeholders✅ Assisting in project coordination and event planning✅ Ensuring office administration runs efficiently

Fungeren als Single Point of Contact (SPOC) voor nationale klantaccounts.De serviceplanning coördineren en klantcontracten beheren, inclusief prijsbesprekingen.

Organisatorische ondersteuning: Administratieve taken zoals facturatie en het bijhouden van opleidingspunten verzorgen..Klantcontact: Het bieden van hoogwaardige gastvrijheid, het organiseren van vergaderingen en zorgen voor een uitstekende klantbeleving..

Operate internal tools..

Perform translations (NL FR ENG), proofread texts, and compose letters and emails..Handle various administrative tasks for the entire team, including agenda management, orders, and other administrative duties..

Multi skilled executive secretary.Your Responsibilities:.Handle various administrative tasks for the entire team, including agenda management, orders, and other administrative duties..

We are looking for a Personal Assistant to provide top-notch secretarial and business support in a high-paced financial services industry during holiday periods, to replace the current Personal Assistant when they are on holidays.

Client Details

Our client is a well-respected entity in the financial services industry.They are an organization with a global presence and a head office based in Brussels.

Description

As a Personal Assistant, your responsibilities are :

• Managing diaries and organizing meetings and appointments
• Booking and arranging travel, transport, and accommodation
• Organizing events and conferences
• Reminding the manager/executive of important tasks and deadlines
• Typing, compiling and preparing reports, presentations, and correspondence
• Managing databases and filing systems
• Implementing and maintaining procedures/administrative systems
• Liaising with staff, suppliers, and clients

Our client is a leading retail company based in Brussels, known for its dynamic and fast-paced environment.With a strong focus on innovation and customer experience, they operate across multiple locations and offer high-quality products to a diverse clientele.The company values efficiency, teamwork, and growth, making it an exciting place for professionals looking to make an impact in the retail sector.

Jobomschrijving

As a Management Assistant, you will be the right hand of our management team, ensuring smooth day-to-day operations and supporting strategic initiatives.Your tasks will include:
Managing schedules, appointments, and travel arrangements
Preparing reports, presentations, and internal communications
Handling correspondence and liaising with internal and external stakeholders
Assisting in project coordination and event planning
Ensuring office administration runs efficiently