50 jobs voor Executive Assistant gevonden in Brussel (Regio)

Wij zijn op zoek naar een toegewijde Executive Assistant in de vastgoedsector voor een tijdelijke positie in Brussel.Deze persoon zal een belangrijke rol spelen in het ondersteunen van de dagelijkse activiteiten en het beheer van het secretariaat en bedrijfsondersteuningsteam.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een toonaangevend bedrijf in de vastgoed - en facility sector met meer dan 500 medewerkers.Ze zijn bekend om hun professionele aanpak en het leveren van hoogwaardige diensten.Het bedrijf is gevestigd in Brussel en heeft een uitstekende reputatie in de branche.

Omschrijving

Als Executive Assistant, zijn je verantwoordelijkheden :

• Leidinggeven aan het secretariaat en bedrijfsondersteuningsteam;
• Ondersteunen van drie C-level managers
• Coördinatie en ondersteuning van de dagelijkse activiteiten;
• Beheren van de agenda's van de leidinggevenden en het plannen van vergaderingen;
• Voorbereiden van documenten en presentaties voor vergaderingen;
• Onderhouden van professionele relaties met cliënten en stakeholders;
• Beheren van interne communicatie en correspondentie;
• Assisteren bij projectmanagement en speciale projecten;
• Zorgen voor naleving van bedrijfsbeleid en procedures.

.Als Executive assistant sta je in voor:.

U bent de vertrouwenspersoon van de directie en biedt organisatorische, administratieve en operationele ondersteuning aan de CEO./Belangrijkste taken als Executive Assistant:Coördinatie en beheer van agenda's en correspondentie.Organisatie en voorbereiding van vergaderingen, seminars, directiecomités, Raden van Bestuur en Algemene Vergaderingen (inclusief logistiek, documenten en presentaties).Uitvoering van klassieke secretariaatstaken, zoals het beheren van inkomende en uitgaande post, telefoon en e mailverkeer en bezoekersontvangst.Beheer en up to date houden van de externe relatiedatabase.Organisatie van businesslunches en diners, zowel intern als extern.Voorbereiden en regelen van reizen, inclusief hotels en vervoer.Organisatie van verschillende evenementen zoals interne bijeenkomsten, zomerbarbecues, sponsoractiviteiten, en andere marketing en netwerkevenementen.Vertaalwerk (FR/NL/ENG) voor diverse documenten zoals notities, brieven, verslagen en rapporten.

Un de nos clients, situé près de la Gare du Nord, est à la recherche d'un.e Executive Assistant pour rejoindre une structure dans le secteur de la Finance.En tant qu'Executive Assistant, vous jouerez un rôle clé en assurant un soutien opérationnel aux membres de la direction.Vos principales responsabilités comprendront la rédaction de PVs et la prise de notes pendant des réunions importantes.

/

Vos tâches en tant qu'Executive Assistant:

• Assistance aux dirigeants : gestion proactive des agendas, de la correspondance et des déplacements pour les membres de la direction.
• Gestion des réunions : planification, organisation et suivi des réunions du Conseil, du Comité exécutif, des réunions du management, des réunions du personnel et autres rencontres stratégiques.Cela inclut la préparation des réunions (envoi des invitations, logistique, collecte des points de l'ordre du jour et des documents), la rédaction de l'ordre du jour, la prise de notes pendant les réunions, et la rédaction des procès-verbaux.
• Support logistique : gestion des inscriptions des membres de la direction à des événements et activités, organisation des déplacements et des réservations en fonction des budgets définis.
• Communication interne : collaboration avec les équipes internes pour la préparation de la communication au personnel.

Point presentations and ad hoc materials for meetings, take notes where necessary and draft summaries/action points' follow upConduct brief internal and external stakeholder communications on behalf of the General Director.Managing and coordinating the office agenda (visits of clients and other external stakeholders, etc.)Handle office matters such as access badges, office supplies, and kitchen maintenance, oversee office related invoices, liaise with external suppliers where necessaryWelcome visitors, manage the general phone line and the general email address, handle incoming and outgoing mail and packages.

Voor de job als Executive assistent gelegen in het hartje van Brussel maak je deel uit van het departement 'Corporate' en ben je verantwoordelijk voor volgende taken: ✓ Het grootste deel uit jouw takenpakket is de facturatie waarbij je een time sheet correct dient in te vullen ✓ Je zorgt ervoor dat elk dossier tot in de puntjes in orde is zonder schrijffouten (geen inhoudelijke aanpassingen) ✓ Telefonie / mailverkeer / klasseren / archiveren / postbeheer ✓ Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, agendabeheer etc.) ✓ Power.Point presentaties voorbereiden ✓ Contacten onderhouden met verschillende dienstverleners (notarissen, domiciliëringsagenten, banken, etc.).BedrijfsinformatieDe focus van dit bedrijf ligt op algemeen vennootschapsrecht met inbegrip van handelszaken en geschillenbeslechting in bedrijfs en ondernemingsconflicten.

An exciting opportunity as Executive Assistant has just become available at one of our clients located in the Centre of Brussels.Our client is active in the service sector and is a leader in its market.In this role, you will work closely with 2 other assistants to support a team of 15 people.

As Executive Assistant, you will be more specifically responsible for the following tasks:

• Answering, screening and transferring incoming phone calls.
• Dispatching incoming correspondence by letters and email.
• Preparing materials for meetings, take notes and preparing draft summaries.
• Organizing/coordinating meetings abroad and handling all travel arrangements.
• Supporting with ad-hoc administrative tasks (correction of drafts, translations, database update, archiving, etc.).

Robert Half is momenteel op zoek naar een drietalige Executive Assistant (M/V/X) voor een bedrijf gespecialiseerd in de juridische sector.

Dit bedrijf is gevestigd in het centrum van Brussel.

De verantwoordelijkheden voor deze functie als Executive Assistant zijn:

- Agendabeheer, plannen en organiseren van vergaderingen;

- Proactief omgaan met e-mails en post;

- Vergaderingen en conferentiegesprekken organiseren;

- timesheets beheren en facturen voorbereiden

- Archiveren en archiveren;

- Redigeren en/of opmaken van documenten, rapporten, conclusies, correspondentie, etc.

- Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken;

- Power.Pointpresentaties voorbereiden;

- Algemene administratieve en organisatorische taken;

- Organiseren van ondertekening, legalisatie en apostillering van relevante documenten;

- Contacten onderhouden met verschillende dienstverleners (notarissen, domiciliëringsagenten, banken, enz.).

For an international non-profit organisation located in the heart of Brussels, we are currently looking for an Executive Assistant.In this role, you will provide administrative support to two Directors acting on an international scope, and their respective team.

In this position as an Executive Assistant, you will be responsible for the following tasks:

• Managing calendars and organizing meetings (virtual meetings, conference calls, appointments)
• Organizing/coordinating meetings abroad and handle all related national and international travel arrangements
• Preparing Power.Point presentations and ad-hoc materials for meetings, take notes and draft summaries/action points' follow up
• Assisting with the organisation of workshops and events
• Preparing and editing correspondence, communications and reports
• Reviewing and coordinating the yearly budget
• Providing administrative support: preparing, editing and translating documents and reports, maintaining the filing system up to date, archive documents, etc.

Belangrijkste taken als Executive Assistant:

• Coördinatie en beheer van agenda's en correspondentie.
• Organisatie en voorbereiding van vergaderingen, seminars, directiecomités, Raden van Bestuur en Algemene Vergaderingen (inclusief logistiek, documenten en presentaties).
• Uitvoering van klassieke secretariaatstaken, zoals het beheren van inkomende en uitgaande post, telefoon- en e-mailverkeer en bezoekersontvangst.
• Beheer en up-to-date houden van de externe relatiedatabase.
• Organisatie van businesslunches en -diners, zowel intern als extern.
• Voorbereiden en regelen van reizen, inclusief hotels en vervoer.
• Organisatie van verschillende evenementen zoals interne bijeenkomsten, zomerbarbecues, sponsoractiviteiten, en andere marketing- en netwerkevenementen.
• Vertaalwerk (FR/NL/ENG) voor diverse documenten zoals notities, brieven, verslagen en rapporten.

As Executive Assistant, you will be more specifically responsible for the following tasks:

• Answering, screening and transferring incoming phone calls.
• Dispatching incoming correspondence by letters and email.
• Preparing materials for meetings, take notes and preparing draft summaries.
• Organizing/coordinating meetings abroad and handling all travel arrangements.
• Supporting with ad-hoc administrative tasks (correction of drafts, translations, database update, archiving, etc.).

As Executive Assistant, you will be more specifically responsible for the following tasks:

• Answering, screening and transferring incoming phone calls.
• Dispatching incoming correspondence by letters and email.
• Preparing materials for meetings, take notes and preparing draft summaries.
• Organizing/coordinating meetings abroad and handling all travel arrangements.
• Supporting with ad-hoc administrative tasks (correction of drafts, translations, database update, archiving, etc.).

For the Executive Director, you will:..Organize and manage all logistical elements related to international/internal/external meetings, presentations, seminars, events, visits…..Provide general administrative support within broad guidelines (e.g.

Je organiseert diverse interne en externe evenementen..Je verzorgt vertalingen (FR/NL/ENG) van documenten en e mails.

Pour une organisation internationale dans le secteur du textile située au cœur de Bruxelles, nous recherchons actuellement un(e) Executive Assistant.Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif à deux directeurs agissant à l'échelle internationale, ainsi qu'à leur équipe respective.

Dans le cadre de ce poste de Executive Assistant vous serez chargé(e) des tâches suivantes :

• Gestion des calendriers et organisation des réunions (réunions virtuelles, conférences téléphoniques, rendez-vous)
• Organisation/coordination de réunions à l'étranger et prise en charge de tous les arrangements de voyage
• Préparation des présentations Power.Point et des documents ad hoc pour les réunions, prendre des notes et rédiger des résumés
• Contribution à l'organisation d'ateliers et d'événements
• Analyse et coordination du budget annuel
• Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer et les transférer
• Assurer l'acheminement de la correspondance entrante par lettre et par courrier électronique.
• Fournir un soutien administratif: préparer, éditer et traduire des documents et des rapports, maintenir le système de classement à jour, archiver des documents, etc.

Are you inspired by these responsibilities?.For the Executive Director, you will:.

Un nouveau poste d'Executive Assistant vient de s'ouvrir chez l'un de nos clients dans le secteur de la consultance.Ce client est situé à Ixelles et est facilement accessible en transport en commun.
Il vous sera demandé de soutenir l'équipe, en particulier les associés/directeurs, en assurant l'efficacité et le bon fonctionnement quotidien du bureau et en supervisant les efforts déployés pour répondre à la croissance continue de l'entreprise.Vous devez aimer assumer une grande variété de tâches et être proactif.ve en aidant là où c'est nécessaire.

/

En tant qu'Executive Assistant, vous serez chargé.e des tâches suivantes :

• Travailler avec les partenaires pour répondre à la croissance continue de l'entreprise.
• Impression/signature de documents clés.
• Diriger la gestion du bureau, l'achat de fournitures de bureau, la programmation, l'aménagement et la préparation des salles de réunion et des salles Zoom.
• Planifier et exécuter les réunions sociales du bureau avec la participation des collègues/partenaires.
• Gérer les relations avec toutes les installations externes et la maintenance, les abonnements avec les fournisseurs et les outils en ligne.
• Gérer l'organisation des voyages.
• Assurer le classement et l'archivage des documents importants tels que les contrats, les bons de commande, etc
• Rapprochement des comptes bancaires : Collecter les notes de frais, enregistrer les reçus pour 3 cartes de crédit.
• Gérer et faire approuver le paiement des factures d'achat (par exemple, fournisseurs tiers), des abonnements, etc.
• S'assurer, avec les responsables des clients, que les factures sont envoyées aux clients à temps et correctement
• Assurer la liaison avec les services de paie (SDWorkx/Besox) pour les salaires mensuels, les congés, etc.
• Liaison avec la direction sur les contrats des nouveaux employés, avec Bruxelles Formation sur les contrats des stagiaires (CIP).
• Aider les employés/le management avec les tiers pour les questions d'administration des employés.

Je organiseert en bereidt vergaderingen, seminaries en bijeenkomsten voor..Je voert secretariaatstaken uit: post, telefoons, e mails en het onthaal van bezoekers..Je verzorgt vertalingen (FR/NL/ENG) van documenten en e mails...

You will be the Executive Secretary to the President while also providing Administrative support to the Corporate Administration Department.

Client Details

The client is a global trading and investment organization with a diverse range of operations across industries.They are internationally active and in Brussels they are located near the European quarter, easily reachable by public transport.

Description

• Manage the president's schedule, including coordinating meetings, appointments, and bookings
• Arrange travel and handle expense settlements, providing additional ad hoc support as needed
• Organize large meetings and events, including all necessary preparations
• Oversee corporate rate contracts with hotels and airlines
• Serve as the primary contact for travel agencies, catering companies, and other service providers
• Act as a backup for the administrative assistant, assisting with visitor reception, courier/post handling, office supply orders, and inventory management
• Coordinate immigration and relocation logistics for expatriates, providing related support as required

In this position as an Executive Assistant, you will be responsible for the following tasks: Managing the calendar and organizing meetings (virtual meetings, conference calls, appointments, board meetings and general assemblies) Preparing Power.Point presentations and ad-hoc materials for meetings, take notes and draft summaries Organizing/coordinating meetings abroad and handle all travel arrangements from A to Z Answering, screening, and transferring incoming phone calls Dispatching incoming correspondence by letters and email Providing administrative support: preparing, editing, and translating documents and presentations, maintaining the filing system up to date, prepare regular reports, archive documents, etc. 

Produce reports, presentations, and briefs.Organize internal and external meetings (hotel, catering, venue, registration process).

You are in charge of making meeting preparations and execution run smoothly;.You are the interface for the executives, advisors and the association members as well as external interlocutors, generally high level stakeholders;.

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant.Your responsibilities.

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant.Your responsibilities.

Sales business transformation division within Toyota Motor Europe is looking for an executive/personal assistant.Your responsibilities.

Ull; Support the Managing Director (daily schedule, meetings, travel) .ull; Manage the office and provide administrative and logistical support to the team .

Als voorloper op het gebied van spoorwegengineering sinds 30 jaar werkt TUC RAIL aan een meer duurzame mobiliteit in België en in het buitenland.JobomschrijvingBen jij de nieuwe Management Assistant van de CEO van TUC RAIL?Wat ga je doen?Dankzij je professionalisme, organisatorische vaardigden en administratieve talenten win je gemakkelijk het vertrouwen van de CEO en de leden van het topmanagement.Je biedt ondersteuning aan de Chief Executive Officer (CEO)Je organiseert zijn agenda en bepaalt de prioriteiten op een verstandige manierJe beheert de inkomende telefoongesprekken, e mails, afspraken en correspondentieJe plant en organiseert vergaderingen als dat nodig isAls Management Assistant bouw je een intern en extern netwerk op (onder andere met stakeholders), wat een vlotte en professionele samenwerking bevordertJe bent de ogen en oren van TUC RAIL; je houdt de vinger aan de pols van de onderneming door je te interesseren voor wat er gebeurtDankzij je professionele uitstraling vertegenwoordig je de onderneming op een positieve manierJe volgt de dossiers op die de CEO moet voorleggen aan de beheersorganen van TUC RAIL en Infrabel (Executive Committee, Directiecomité, Raad van Bestuur, Auditcomité, enz.) op basis van de verstrekte informatie.

Point presentations.General administrative and organizational tasks.Coordinating signatures, legalizations, and apostilles for relevant documents.Liaising with external service providers (notaries, domiciliation agents, banks, etc.).Booking meeting rooms.