Wat zijn je verantwoordelijkheden?
Als intern sociaal secretariaat omvat de rol van de Operations Administrator Payroll de volledige verantwoordelijkheid voor het personeelsbeheer van A tot Z.Daarnaast ondersteun je het team actief om een foutloze en efficiënte loonadministratie te waarborgen :
- Beheer van administratieve documenten en communicatie
- Voorbereiden en beheren van arbeidsovereenkomsten, addenda, documenten met betrekking tot interne mobiliteit en exitdocumenten zoals de C4
- Opstellen en regelmatig bijwerken van loonfiches en beheren van essentiële documenten met betrekking tot de carrière van medewerkers
- Opvolgen van contractuele wijzigingen en ervoor zorgen dat medewerkersdossiers up-to-date en wettelijk conform zijn
- Afdrukken, archiveren en verzenden van administratieve en sociale documenten (opzegbrieven, waarschuwingen, enz.)
- Beheren van interne communicatie via de interne mailbox en het opstellen en verzenden van Sociale Risicoverklaringen (DRS)
- Documentatie en inkomende/uitgaande correspondentie effectief organiseren en archiveren voor een nauwkeurige administratie
- Onboarding en vertrek van medewerkers
- Plannen en organiseren van alle stappen voor de integratie van nieuwe medewerkers, inclusief het voorbereiden van checklists, interne communicatie en welkomstnotities
- Afhandelen van administratieve formaliteiten en informeren van betrokken teams bij het vertrek van medewerkers
- Zorgen voor de nodige informatie en middelen (toegang, materiaal, documentatie) voor nieuwe medewerkers en communiceren met interne stakeholders
- Opvolging van afwezigheden en arbeidsongevallen
- Invoeren en opvolgen van medische attesten, diverse afwezigheden en andere rechtvaardigingsdocumenten
- Organiseren en opvolgen van medische controles en beheer van arbeidsongevallen in samenwerking met de betrokken teams
- Bijhouden van een opvolgingssysteem voor afwezigheden en ongevallen om periodieke statistieken en rapporten op te maken
- Loonbeheer en voordelen
- Beheer van bestellingen voor maaltijdcheques, ecocheques en andere sociale voordelen voor medewerkers
- Behandelen van loonbeslagen, cessies en schuldmediatie in overeenstemming met wettelijke verplichtingen en verzoeken van medewerkers
- Coördineren van de loonadministratie, inclusief het opstellen en controleren van documentatie aan het einde van de loonperiode en het versturen van loonfiches
- Beheer van personeelsverzekeringen, inclusief opvolging van inschrijvingen en wijzigingen
- Opvolgen van sociale documenten, zoals die met betrekking tot economische werkloosheid en schorsing van arbeidsovereenkomsten
- Administratieve stappen ondernemen bij wijzigingen in de sociale dekking van medewerkers
- Operationele ondersteuning en compliance
- Beantwoorden van vragen van operationele medewerkers over administratieve aspecten van hun contract of loon
- Opvolgen van telefoons en e-mails, met name via de payroll-mailbox, om snel en nauwkeurig informatie te verstrekken
- Ondersteunen van administratieve en operationele teams bij inspecties en audits, inclusief het verzamelen en voorbereiden van de vereiste documenten
